Toda empresa é repleta de procedimentos, desde as atividades manuais e rotineiras do negócio até a solução de gargalos e retrabalhos que surgem pelo caminho. Mas afinal, você sabe como fazer uma gestão de processos organizacionais eficiente?
Se a resposta para essa pergunta for “não”, você não está sozinho. Muitos gestores não sabem como organizar os seus processos e acabam se sentindo atropelados pela grande quantidade de demandas diárias em função disso. Para resolver o seu problema, elencamos algumas informações e dicas. Vamos conferir?
O que é a gestão de processos organizacionais?
A gestão de processos organizacionais nada mais é do que um conjunto de boas práticas que têm como objetivo tornar os procedimentos da empresa eficientes e fluídos. Dessa forma, a ideia é entregar as atividades operacionais com o máximo de qualidade possível.
É assim que você consegue agregar valor aos processos, otimizando seus resultados, eliminando as falhas e acabando com todo desperdício de tempo e recursos por causa de retrabalhos. Isso faz toda a diferença no potencial de entrega do negócio.
Por que ela é tão importante para a empresa?
O principal motivo pelo qual a gestão de processos organizacionais é importante é porque ela organiza a empresa. Ela elimina aquilo que não é útil, corrige o que precisa ser acertado e redireciona a atenção ao que tem potencial de melhoria.
Isso resulta em vantagens inegáveis para o desempenho empresarial, como:
- ganho expressivo de produtividade, sem gargalos, retrabalhos, atividades repetitivas e assim por diante;
- redução de custos, principalmente, os relativos a desperdícios, duplicidades de pagamento e multas;
- aprimoramento do controle, da padronização e da automatização de operações, contribuindo para uma gestão mais ágil;
- geração de uma visão abrangente sobre o negócio, incluindo todas as etapas dos processos em cada departamento;
- otimização da experiência do cliente, que recebe entregas ágeis, consistentes e com qualidade superior.
Quais são as etapas da gestão dos processos organizacionais?
Em geral, a gestão de processos organizacionais passa por algumas etapas consideradas padrão dentro de qualquer empreendimento. Elas conferem mais organização nesse trabalho e facilitam a vida do gestor. Estão inclusos:
- planejamento — essa é a etapa inicial, em que os gargalos são levantados e contrastados com a realidade desejada ao empreendimento;
- definição de objetivos — a partir do planejamento, são definidos objetivos específicos que vão ajudar a concretizar a mudança;
- execução — essa é a etapa em que todos devem “colocar a mão na massa” para implementar as mudanças necessárias (instalar softwares, contratar pessoal, terceirizar setores etc.);
- acompanhamento — esse é um trabalho de monitoramento, que deve ser feito com constância para que todos os eventuais ajustes necessários sejam realizados em tempo hábil;
- finalização — quando uma mudança em um processo é completamente implementada, ela chega ao fim, deixando para trás apenas os relatórios da efetividade dessa alteração.
Como fazer isso, na prática?
Agora, chegou a hora de conferir algumas dicas práticas que vão facilitar a execução das etapas anteriores.
Arquitete os processos
A arquitetura dos processos diz respeito a organizar e interligar todos os procedimentos da empresa de uma forma estratégica. Isso significa que eles precisam ser ordenados de maneira otimizada para economizar tempo e esforços.
Além disso, é fundamental entender quais são os pilares de sustentação do negócio. São aqueles processos fundamentais sem os quais a empresa, simplesmente, não funciona. Comece se certificando de que eles estejam sendo executados eficientemente.
Mapeie as atividades
Nossa próxima dica é que você faça o mapeamento dos seus processos. Comece pelos mais importantes e vá se espalhando para os demais. Esse mapeamento deve ser detalhado e comportar todas as atividades executadas dentro de cada setor.
Isso é o que permite que você ou qualquer outra pessoa consiga realmente visualizar o modo como a empresa funciona a partir dos seus fluxos. Além disso, facilita muito a identificação de gargalos e operações desnecessárias.
Realize a padronização
Outra recomendação fundamental é padronizar os seus processos. Quando falamos em padronização, nos referimos a um modo de execução das atividades que se aproxima de um embasamento comum entre todos os setores da empresa.
Isso ajuda muito a otimizar o gerenciamento dos processos, a incorporar novas normas e regulação, a medir o desempenho das equipes e, até mesmo, a orientar novos colaboradores. Quanto mais padronizados forem os procedimentos, mais fácil será de corrigir os seus problemas, também.
Controle os processos
O controle de processos é outra iniciativa importante, afinal, é ele que permitirá identificar rapidamente sempre que algo não estiver de acordo com o planejado. Isso é crucial para implementar ajustes rápidos e evitar desperdícios ou prejuízos.
Sendo assim, é válido incorporar algumas métricas que indiquem se os resultados parciais estão atendendo ao que foi planejado. Inclusive, com a automatização, é possível acionar alguns alertas sempre que algo não estiver dentro de uma margem aceitável de oscilação.
Conte com a tecnologia como aliada
A tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão de processos organizacionais, principalmente, porque ela agiliza as atividades e fornece uma série de recursos que servem para acompanhar de perto os dados do negócio. No caso da automatização, os benefícios são ainda maiores.
Como você viu, é possível configurar alguns sistemas para criar uma espécie de alerta sempre que algo “fugir do controle”. Assim, você não precisa dedicar energia constante para acompanhar tão de perto alguns processos e dar atenção a eles apenas quando algo não estiver indo bem.
Qual é a diferença entre gestão de processos e gestão por processos?
A gestão de processos organizacionais funciona como uma espécie de mapeamento dos métodos operacionais da empresa. Serve para otimizar a sua execução e evitar erros, como desperdícios, retrabalhos, falhas, excesso de burocracia e assim por diante.
A gestão por processos, por sua vez, é mais ampla e abrangente. Ela tem um viés estratégico e, em vez de olhar para cada processo separadamente, ela tenta orquestrar todas as operações do negócio, a fim de entregar um valor superior ao cliente final.
De uma forma bastante resumida, a gestão de processos organizacionais olha para dentro de cada setor, esmiúça cada processo e investiga o que pode ser melhorado para que a entrega dessas etapas seja excelente. A gestão por processos olha entre os setores e em como eles podem ser combinados para aumentar a fluidez das atividades e qualificar a empresa toda.
Nada disso é simples. Por isso, o trabalho de um gestor de processos organizacionais é bastante valorizado nas empresas, afinal, quanto maior ela for, maiores também serão as demandas geradas para esse profissional.
Gostou de saber sobre a gestão de processos organizacionais? Então, não deixe de conferir o que são os indicadores de produtividade e como aplicá-los no negócio!
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