Mesmo sendo parte fundamental do dia a dia de qualquer empresa, a gestão da folha de pagamento é desafiadora. Isso porque esse é um processo que envolve diversos setores da companhia, além de estar suscetível a mudanças legais e internas, como alteração de cargos ou remunerações. Por isso, é necessário que o departamento responsável esteja atualizado sobre as mudanças regulatórias e faça a coordenação eficaz entre diferentes áreas.
Atividades envolvidas na gestão da folha de pagamento
A gestão da folha de pagamento envolve a administração de salários e outros benefícios que são devidos aos funcionários de uma empresa. O processo inclui o cálculo do salário e a dedução de impostos, contribuições previdenciárias e outros descontos. Portanto, é uma atividade essencial para que a remuneração e, consequentemente, a relação trabalhista estejam de acordo com a lei e acordos coletivos vigentes.
Além disso, a tarefa envolve a geração de holerites, o pagamento efetivo dos funcionários, o cumprimento de obrigações fiscais, a manutenção de registos precisos, a exemplo de alterações salariais e de cargo; a administração de benefícios adicionais, como planos de saúde, auxílio-creche, vale-refeição e vale-transporte, e a gestão do pagamento de férias. A atualização do eSocial, processos de admissão e a rescisão de contrato também fazem parte desse escopo.
Principais desafios na gestão da folha de pagamento
A gestão da folha de pagamento pode parecer uma tarefa simples. Contudo, ela envolve cálculos complexos e atualização constante sobre regulamentações trabalhistas e fiscais. Assim, costuma requerer a dedicação de profissionais dos departamentos jurídico, de recursos humanos e de contabilidade, além de softwares específicos para uma gestão mais prática e eficiente. Entre os principais desafios, estão:
- Complexidade de regulamentações e leis
Os responsáveis pela gestão da folha de pagamento precisam ter total conhecimento da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), assim como das leis e regulamentações que regem outros modelos de contrato eventualmente adotados pela companhia. Eles também devem estar atualizados sobre as normas trabalhistas específicas para o setor de atuação e as convenções coletivas de cada categoria.
A falta de conhecimento ou atualização e a interpretação equivocada podem resultar em multas e outras penalidades para a empresa.
- Precisão nos cálculos
Garantir a precisão dos cálculos é outro desafio comum na gestão da folha de pagamento. Isso porque o processo requer contas complexas envolvendo a própria atividade do empregado, como faltas e horas-extra; tributos, contribuições previdenciárias e deduções. O erro nesse momento pode gerar pagamento incorreto aos funcionários, punições provenientes disso, e problemas com o Fisco ou a Previdência, por exemplo.
- Manutenção e integração de dados
Algumas empresas adotam diferentes sistemas de gerenciamento, podendo ter um software para cada operação, como recursos humanos, incluindo o controle de ponto, contabilidade, gestão e jurídico. Uma vez que a gestão da folha de pagamento reúne informações de vários departamentos, integrar os dados e mantê-los atualizados pode ser um obstáculo.
Como fazer a boa gestão da folha de pagamento
A terceirização da gestão da folha de pagamento é uma tendência no universo corporativo. As empresas de BPO (Business Process Outsourcing) possuem profissionais capacitados e atualizados para conduzir as atividades de maneira mais eficiente e de acordo com as normas vigentes, entregando o melhor custo-benefício para as companhias.
A IRKO possui um time de especialistas na gestão da folha de pagamento. O serviço inclui procedimentos de admissão e rescisão, gestão e administração de benefícios, férias, controle da jornada e banco de horas, folha de pagamento e obrigações mensais, gestão do eSocial, atendimento a auditoria e fiscalizações, atendimento consultivo sobre o dia a dia e mudanças na legislação e apoio a processos de recursos humanos.
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Sobre a IRKO
Com mais de 65 anos de atividade no Brasil, o Grupo IRKO está instalado desde 1970 em São Paulo, em dois escritórios (centro e Faria Lima). Contamos também com escritórios em Campinas e Rio de Janeiro.
Atuamos junto a empresas nacionais e multinacionais de diferentes portes e segmentos, e contamos com aproximadamente 600 colaboradores em nossas diversas operações e empresas.
Nosso quadro societário inclui profissionais com a mais alta qualificação e ampla experiência, como ex-sócios e diretores das conhecidas Big4, e contadores com certificação internacional (CPA e ACCA). Nosso time conta ainda com profissionais que atuam ativamente no grupo de implementação de normas internacionais de contabilidade junto à IFRS Foundation / IASB. Nossos sócios, por sua vez, integram Conselhos e Comitês de grandes companhias de capital aberto no Brasil, com trajetória comprovada nas melhores práticas de governança.
Em 2021, o Grupo IRKO passou a ser também membro da SMS Latinoamérica, rede com presença em 21 países, reconhecida internacionalmente e credenciada junto ao Fórum de Firmas do IFAC.
As empresas do grupo também figuram entre as principais do país em diversos segmentos, de acordo com a Leaders League, agência de rating internacional amplamente conhecida ao redor do globo. Esse reconhecimento inclui o ranqueamento da IRKO como líder no mercado brasileiro de BPO.
