Substituição Tributária do ICMS: o que é isso e como funciona?

Você já ouviu falar na Substituição Tributária do ICMS? Ela pode interferir em seu compliance tributário e, por isso, é importante entender como funciona, quais são suas implicações e de quais maneiras ela influencia em seu negócio.

Por conta da grande relevância que o tema tem, preparamos este texto. Durante a leitura, mostraremos o funcionamento e a definição desse processo. Também, indicaremos alguns cuidados a serem tomados e dicas para que você possa fazê-lo.

Acompanhe o artigo até o fim para saber mais!

O que é a Substituição Tributária do ICMS?

Antes de tudo, é preciso conceituar a Substituição Tributária. Consiste em uma sistemática de arrecadação usada pelas administrações fazendárias dos Estados, com respaldo em nossa Constituição Federal. Nesta sistemática, os Estados atribuem as indústrias, importadores ou prestadores de serviços de transporte a responsabilidade de recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) devido por toda a cadeia de circulação de determinados bens, mercadorias e serviços.

Cabe lembrar que, em geral, cada empresa é responsável por recolher o ICMS devido em suas operações próprias por meio de apuração mensal do imposto (débitos – créditos). Contudo, na sistemática da ST, os contribuintes atacadistas e varejistas ficam desobrigados do destaque/ recolhimento do imposto incidente em suas operações próprias, haja vista que o montante devido será recolhido “na fonte” pelos estabelecimentos importadores e/ou industriais. Por esta razão, neste regime, os atacadistas e varejistas são classificados perante a legislação como “contribuintes substituídos”, enquanto que os industriais e importadores são classificados como “contribuintes substitutos”.

O regime da ST do ICMS foi criado por conta da dificuldade das autoridades fazendárias dos Estados em se fiscalizar as lojas de varejo em comparação com as indústrias e importadores, pois em geral estas estão em maior número e mais suscetíveis a práticas sonegatórias. Sendo assim, sua utilização tem como principal objetivo facilitar a fiscalização e evitar a sonegação de ICMS nas operações  efetuadas pelo comércio.

Como funciona esse processo?

Imagine um fabricante de sapatos. Ao fazer a Substituição Tributária do ICMS, a fábrica recolhe o tributo total. Consequentemente, isso desobriga a rede atacadista e os pequenos mercados — responsáveis pela venda ao consumidor final — de arcarem com esse recolhimento.

No exemplo que demos acima, os últimos atores da cadeia de produção não precisam se preocupar com o cálculo do ICMS na hora de vender e comprar os sapatos. Esse caso se configura como uma típica Substituição para frente, pois a arrecadação coube à indústria. Em tese, ele também seria devido pelo distribuidor e pelo varejista, mas o processo redirecionou essa necessidade.

Para fazer o cálculo, é preciso contar com uma base presumida, que deve ser divulgada pelo Estado previamente, de acordo com critérios legais. Ela também precisa considerar a realidade de cada mercado.

Em linhas gerais, o pagamento do ICMS em Substituição não se apresenta como uma despesa para a empresa responsável. Afinal, esse valor deve ficar destacado na nota fiscal em um campo específico: “Substituição Tributária”. Assim, haverá o reembolso para a organização que o recolheu.

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Quais são os principais cuidados a serem tomados?

Em primeiro lugar, é preciso ter atenção aos casos que fogem um pouco dos padrões desse processo. As Vendas Interestaduais, por exemplo, se encaixam como exceções, porque apresentam regras particulares nesse sentido.

Se a sua empresa vende para outro estado, ela se torna a substituta tributária desse contribuinte. Quando os estados envolvidos possuem acordos em forma de Protocolos ou Convênios ICMS, a obrigação de recolher a guia de ICMS ST (Substituição Tributária) é sua. Se esse convênio entre federações não existe, a negociação é livre.

Ainda nesse cenário, podem acontecer duas situações: a venda para um consumidor final, que quase nunca é um contribuinte, e a venda para outra organização, que fará uma revenda. Ambas exigem diferentes códigos e formas de recolher.

Outra exceção que merece destaque são as vendas online, feitas em e-commerces. Costumeiramente, o vendedor paga pelo cliente, mas soma a quantia no boleto ou direto no valor, assumindo o montante de diferença. Isso é feito para garantir que a mercadoria seja entregue e não enfrente nenhum problema de fiscalização.

Como fazer a Substituição Tributária do ICMS?

Além de contar com uma assessoria contábil experiente e qualificada, vale a pena conferir quais são os segmentos sujeitos a esse regime de recolhimento. A melhor forma de fazê-lo é consultar a legislação tributária interna de cada Estado envolvido na operação, além verificar a existência de eventuais acordos celebrados entre os Estados, sob a forma de Protocolos ou Convênios ICMS. Em geral, estes são os setores afetados:

• bebidas;
• cigarros;
• cimentos e materiais de construção em geral;
• autopeças;
• papéis, plásticos e vidros;
• materiais de limpeza;
• lâmpadas, reatores e materiais elétricos;
• alimentícios;
• tintas;
• automóveis;
• produtos de papelaria;
• cosméticos;
• eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos;
• entre outros.

Acompanhar a atualização da lista é fundamental, já que as mudanças ocorrem com frequência.

Outra medida que não pode ser deixada de lado é entender quando a Substituição se aplica ou não. Por definição, ela é válida nas operações internas e interestaduais em que contribuintes substituídos realizarão operações subsequentes, como explicamos no início do texto.

No entanto, não devem ser consideradas as transações que mandam mercadorias a um sujeito passivo para substituir o mesmo produto. É como se a fábrica de sapatos enviasse seus calçados para outra fábrica de sapatos. Uma operação que manda uma mercadoria para ser usada em um processo de fabricação também não se aplica.

Para efeitos de compliance contábil e fiscal, também é necessário voltar os olhos aos códigos e declarações que permeiam esse processo, como STDA, Sped FISCAL, CFOP, NCM e assim por diante.

Enfim, entender a Substituição Tributária do ICMS pode parecer um desafio a primeira vista. Com um bom outsourcing ou consultoria esse processo tende a ser mais fácil, assim como diagnosticar a saúde financeira do seu negócio.

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