O vazamento de dados corporativos é muito prejudicial para as empresas. Além dos impactos negativos na imagem, essas situações podem causar perdas financeiras, de competitividade e de confiança e até prejudicar estratégias de compliance. Com o home office, a questão da proteção de dados se tornou ainda mais urgente.
Afinal, os riscos se acentuaram com o trabalho remoto. Se não houver os cuidados certos, esse modelo de trabalho pode aumentar as vulnerabilidades das informações da empresa.
Por isso, veja como lidar com a proteção de dados em um momento de home office e saiba como evitar problemas.
Quais são os riscos do trabalho remoto para a proteção de dados?
Quando os trabalhadores não estão no ambiente físico da empresa, as informações precisam circular online para que todos se mantenham conectados. O grande problema é que se isso não acontecer de forma planejada, há grandes riscos de ocorrerem vazamentos.
Para entender como isso se consolida, veja quais são os riscos que o trabalho remoto traz para as informações corporativas.
Uso de conexões não seguras
A qualidade de segurança da conexão é essencial quando o assunto envolve a proteção das informações. Um dos maiores riscos é, justamente, quando o funcionário se conecta à internet de maneira pouco protegida e, assim, suscetível a ataques cibernéticos diversos.
É o caso do colaborador que usa uma conexão sem senha forte ou, pior ainda, uma rede pública, sem nenhuma proteção. Nesse caso, há uma porta aberta para a interceptação de informações e pessoas mal-intencionadas podem obter conhecimentos sigilosos, por exemplo.
Compartilhamento de arquivos
Outro problema bastante comum tem a ver com o compartilhamento de arquivos. O envio de informações para colaboradores que não têm permissão para acessá-las pode comprometer toda a privacidade. Inclusive, é um comportamento favorece os vazamentos, de maneira geral.
Além disso, o compartilhamento feito pelas ferramentas inadequadas pode ser interceptado por terceiros alheios ao negócio. Pense no envio por e-mail, sem nenhuma proteção. Se a conta for invadida, o responsável pelo ataque poderá acessar tudo o que foi enviado.
Troca de informação por smartphones
O uso de smartphones no cotidiano corporativo é bem comum, mas também abre brechas para invasões e perda de dados. Isso é especialmente verdadeiro mediante a troca de informações por meio desses aparelhos.
O envio de arquivos de um celular para o outro, o uso de certos aplicativos e mesmo o acesso móvel a certos recursos causa vulnerabilidades. Com isso, os riscos de ocorrerem situações indesejadas são maiores.
Acesso por pessoas não autorizadas
Além disso, é comum que, no home office, pessoas não autorizadas tenham acesso a informações que deveriam ser confidenciais. É o caso de quem deixa a tela do notebook ou celular desbloqueada enquanto vai realizar outras atividades, por exemplo.
Para quem prefere atuar fora de casa, como em cafés, espaços públicos ou no transporte, isso é ainda mais sensível. Afinal, não há como saber quem são as pessoas no entorno e qual é o nível de conhecimento para usar os dados coletados.
Como a empresa pode minimizar esses riscos?
No entanto, é possível atenuar essas situações com algumas estratégias de mitigação de riscos. Assim, as informações ficam mais bem protegidas e a empresa não tem que encarar as consequências negativas de vazamentos ou perdas de informações. A seguir, veja o que fazer!
Configuração de monitoramento dos dispositivos
Uma possibilidade consiste em monitorar os dispositivos ligados ao trabalho, de modo a entender o comportamento e evitar ameaças. Para isso, convém oferecer aparelhos específicos para o trabalho em casa, os quais podem ser monitorados quanto à segurança de rede e possíveis ameaças em tempo real.
Trata-se de uma solução para identificar comportamentos de risco e, também, para evitar que os problemas mapeados se concretizem.
Oferta de ferramentas corporativas para comunicação e trocas de arquivos
Em vez de os funcionários enviarem arquivos ou trocarem mensagens pelo WhatsApp, por exemplo, o ideal é que tudo seja feito em um ambiente adequado. Especialmente diante do trabalho à distância, é essencial investir em boas ferramentas nesse sentido.
Vale a pena contar com um software que favoreça o workflow e maximize o controle sobre o envio de arquivos, por exemplo. Recursos de comunicação empresarial também são bem-vindos, pois apresentam menos riscos de vazamentos.
Instalação de antivírus nas máquinas
Os vírus e programas maliciosos criam vulnerabilidades que são exploradas por usuários mal-intencionados, como os hackers. Por isso, convém realizar a instalação de programas antivírus nas máquinas usadas no trabalho remoto.
O ideal é que ocorra um escaneamento inteligente e um monitoramento em tempo real contra todo tipo de ameaça. Desse modo, a proteção de dados não será prejudicada mesmo se houver algum arquivo infectado.
Desincentivo ao uso de aparelhos pessoais para tarefas corporativas
Principalmente, cabe à empresa promover ações e campanhas que desestimulem o uso de recursos pessoais para a realização de tarefas corporativas. O ideal é que as pessoas não usem o próprio smartphone para acessar um sistema da empresa, por exemplo. O mesmo vale para o notebook e outros componentes.
Afinal, os equipamentos fornecidos pelo próprio negócio poderão contar com recursos extras, além de permissões especiais. Assim, os riscos se tornam menores.
Conexão segura usado uma VPN
Virtual Private Network (VPN), ou rede privada virtual. Ao ativar esta ferramenta o computador será conectado a um dos servidores do provedor de VPN, que garante uma conexão segura para acesso a dados confidenciais de clientes e outras informações sensíveis por exemplo. A conexão por meio da VPN é criptografada e assegura uma conexão ‘ponto a ponto’ que impede qualquer ameaça.
Qual é o papel de uma política de privacidade?
As iniciativas de proteção de dados são importantes, mas precisam ser associadas ao comportamento dos usuários. Isso porque todas as barreiras podem não ser suficientes se a forma de navegação permanecer insegura.
É por isso que é indispensável desenvolver uma política de privacidade completa. Nela, devem estar contidas as principais orientações e regras para o uso dos recursos digitais no home office.
É importante indicar que os colaboradores não cliquem em links suspeitos, não instalem softwares piratas e não baixem arquivos desconhecidos, por exemplo. Também há como definir as regras para ter senhas fortes, como deve ser feito o compartilhamento de arquivos e quais são as informações confidenciais.
Depois da elaboração, é necessário divulgar a política e até mesmo realizar treinamentos. A mudança de hábitos ajudará a tornar a estrutura corporativa mais segura, de forma geral.
A proteção de dados da empresa deve estar entre as prioridades, especialmente em um momento de home office. Com o uso dos recursos certos e a conscientização dos colaboradores sobre essas situações, é possível evitar problemas diversos.
Para garantir que nenhuma dessas medidas interfira nos resultados, veja o que são os indicadores de produtividade e saiba como usá-los.
