A gestão de folha de pagamento é uma das principais funções centrais do setor de recursos humanos das empresas. O setor é responsável pelo cálculo da remuneração de todos os colaboradores.
Trata-se de um procedimento que envolve uma série de cálculos, sujeitos inclusive a legislações que podem mudar com frequência. Cometer erros nesses cálculos não é raro nas empresas. Porém, os equívocos cometidos na gestão da folha podem gerar diversos prejuízos para as organizações.
Neste artigo elencamos 9 erros aos quais você deve se atentar na gestão da folha de pagamento. Confira!
1. Não documentar os processos na gestão de folha de pagamento
Os gestores devem reunir e arquivar a documentação relativa à folha de pagamentos todos os meses. Todos os processos corporativos devem ser devidamente documentados. Dessa forma, todos poderão consultar os arquivos sempre que necessário.
Na hora de arquivá-los, é preciso fazer backup dos documentos a fim de evitar perdas causadas por vírus ou outros problemas técnicos. A empresa pode recorrer a armazenamento em nuvem, aplicativos ou outros tipos de ferramentas. O importante é que tudo esteja salvo e disponível para consulta.
2. Não fazer nem seguir um planejamento dos cálculos
A gestão de folha de pagamento não é um simples processo mecânico. Quando os administradores não planejam o passo a passo para fazer os cálculos, erros podem ser cometidos pela equipe.
Um padrão deve ser estabelecido na empresa a fim de ser seguido por todos os funcionários do departamento. As etapas devem ser definidas de maneira clara, como consultas a empresas, órgãos do governo e sindicatos de categorias. O planejamento e a padronização dos processos evita erros, como valores errados em um contracheque.
3. Não dar atenção às mudanças de leis
Nos últimos anos, as leis trabalhistas e previdenciárias mudaram bastante no Brasil. Se os responsáveis pela gestão de folha de pagamento não derem a devida atenção a tais mudanças, como a reforma trabalhista, erros graves podem ser cometidos. Descontos errados ou alíquotas desatualizadas de impostos podem ser aplicadas em contracheques.
Os funcionários do setor devem sempre consultar os sites de órgãos oficiais, como a Receita Federal. Alterações nas legislações tributárias também ocorrem por estado. Cursos de atualização e reciclagem são bem-vindos para evitar erros da equipe.
4. Não se informar sobre as mudanças nas empresas
Além de acompanharem as mudanças legislativas, os responsáveis pela gestão de folha de pagamento devem ficar sempre atentos sobre as novidades nas empresas. Novas contratações, reestruturações, demissões e mudanças no organograma podem acontecer muito rápido e afetarem as folhas de pagamento.
É preciso ainda saber detalhes sobre promoções e aumentos de salários dados a funcionários para atualizar os dados da folha de pagamento, evitando erros. Colaboradores também podem sofrer mudanças no regime de contratação, passando do enquadramento CLT para prestadores de serviço ou vice-versa.
5. Centralizar os dados em um só computador
Quando todos os dados necessários para a gestão de folha de pagamento estão concentrados em apenas um computador, a empresa corre riscos. Em caso de problemas técnicos, todas as informações estarão perdidas.
A empresa precisa, portanto, estabelecer um sistema de backup confiável de dados e documentos. Existem várias ferramentas de backup, como armazenamento em nuvem, softwares específicos e outras plataformas. O ideal é contar com os serviços de uma empresa especializada para estabelecer um sistema confiável.
6. Não controlar as horas trabalhadas
Na base de cálculo da gestão de folha de pagamento, estão as horas trabalhadas dos funcionários. Por isso, um dos erros é a falta de controle sobre a quantidade de horas trabalhadas por cada pessoa. Os gestores devem estar atentos a possíveis variações. O controle de ponto eletrônico pode ajudar, por meio do cálculo automático das horas, das faltas, dos atrasos e das horas extras.
7. Usar somente registros manuais na gestão da folha de pagamento
As tecnologias são de grande utilidade para o setor financeiro e de recursos humanos das empresas. Quando os gestores se limitam aos registros de dados manuais, documentos podem ser perdidos, levando a erros de cálculo. As empresas devem usar tanto métodos manuais quanto digitais.
No caso do cálculo da folha de pagamento, existem softwares específicos para esse fim capazes de automatizar alguns processos. O controle das horas trabalhadas, o arquivamento e o cálculo dos valores, inclusive das parcelas extras, podem ser feitos por meios digitais. Abrir mão dessas soluções significa ficar mais sujeito a perdas de dados, a erros de cálculo e levar mais tempo para realizar os processos.
8. Não realizar a devida previsão de custos
A falta de previsão dos custos gerados pela folha de pagamento pode causar sérios problemas financeiros às empresas, como falta de caixa. Um exemplo é o pagamento anual do décimo-terceiro.
Quando a previsão para o final do ano não é realizada pelos responsáveis da gestão de folha de pagamento, muitas organizações podem não estar preparadas. Se os recursos não forem suficientes, a empresa está sujeita a contrair dívidas ou adquirir um passivo trabalhista.
9. Não enquadrar cada funcionário na devida categoria
Para cada categoria de trabalhadores existe uma convenção coletiva específica. Isso significa que as normas variam caso a caso, inclusive contribuições e uma série de direitos. Enquadrar cada funcionário na sua categoria correta é fundamental na gestão de folha de pagamento. Um erro de categoria afetaria o contracheque de um funcionário e pode inclusive afetar a folha de um departamento inteiro.
Esses são os principais erros cometidos na gestão de folha de pagamento. A falta de planejamento, de atualização e de controle favorece equívocos nos cálculos. O uso de tecnologias específicas para essa gestão ajuda muito a obter mais precisão dos valores de salários, descontos e parcelas extras.
Inclusive, vale dizer que é altamente recomendável contar com a tecnologia na hora de gerir a folha de pagamento. Com o Outsourcing da folha de pagamento, a IRKO administra integralmente esse demonstrativo de vencimentos, desde a admissão até o processo de demissão — e contando com toda a gestão de benefícios e mapeamento de riscos trabalhistas.
Com tudo o que leu até aqui, você já sabe: os gestores da folha de pagamento devem estar sempre atualizados sobre as mudanças na lei que rege a carga tributária. Entenda as últimas mudanças ocorridas na lei de desoneração da folha de pagamento.
