Fraude é o ato intencional de um ou mais indivíduos da administração, dos responsáveis pela governança, empregados ou terceiros, que envolva dolo para obtenção de vantagem injusta ou ilegal.
As fraudes contábeis podem resultar de aplicação inadequada das normas previstas para o registro e acompanhamento dos eventos e transações da empresa. Em geral, estes erros intencionais têm por objetivo de reduzir o pagamento de impostos ou mesmo de desviar recursos para fins pessoais, por exemplo.
Existe uma teoria denominada “O Triângulo de Fraudes”, desenvolvida por Donald Cressey em 1953, sobre a causa das fraudes corporativas. Esta teoria baseia-se na tese de que a existência de fraude é condicionada pela existência conjunto de três dimensões: pressão, oportunidade e racionalização.
A hipótese formulada por Cressey considera a possibilidade de que indivíduos que ocupam cargos de confiança tornam-se fraudadores, quando se veem com um problema financeiro não compartilhado (pressão ou motivação), e estão cientes de que podem resolvê-lo secretamente, através da violação do cargo de confiança (oportunidade).
A oportunidade pressupõe que os fraudadores têm o conhecimento e a oportunidade para cometer a fraude. A racionalização é o processo no qual um fraudador classifica o ato de cometer uma fraude como algo aceitável e justificável, tendo em vista a solução de seu problema não compartilhado. Por exemplo, o fraudador pode pensar: “depois de tudo que fiz por esta empresa, eu mereço este prêmio”.
A qualidade dos controles internos e a qualidade das ações da administração quando uma fraude é identificada são fundamentais para que o ambiente da empresa seja um ambiente que não incentive a fraude. Pensar que “uma fraude sempre pode ocorrer”, ao invés de “isso nunca vai acontecer comigo porque meus controles são bons” é a melhor atitude para melhorar os controles continuamente e, consequentemente, minimizar o risco de fraude.
Nos processos de auditoria, identificamos situações que são mais vulneráveis à ocorrência de fraude. Conhecer essas situações e saber como evitá-las é indispensável para evitar prejuízos para o negócio. Também é uma forma de melhorar a lucratividade e de prevenir problemas, até mesmo, com a fiscalização, já que tais situações podem resultar envio de declarações erradas e multas.
Pensando nisso, veja quais são as 5 fraudes contábeis mais comuns e entenda como evitar cada uma delas.
1. Caixa flutuante
O caixa flutuante não é, a princípio, uma fraude. Trata-se de um mecanismo contábil válido, que envolve a entrada e a saída de recursos em dinheiro. Essa é uma espécie de “subdivisão” do caixa pequeno, uma parte do caixa da empresa que é destinada ao pagamento de despesas menores. Os valores seguem para filiais ou departamentos e atendem a necessidades específicas para o funcionamento das operações locais.
O problema é que o controle pode se tornar difícil, ainda mais em grandes empresas que movimentam valores significativos. Com isso, favorecer o surgimento de oportunidades para que ocorram fraudes diversas, incluindo o reembolso de valores não adequados, ou seja, desvios de recursos da empresa para benefício pessoal do fraudador.
Uma das formas de evitar o problema é com a conciliação bancária e a avaliação dos comprovantes de recebimentos e pagamentos. A partir disso, é possível analisar se as movimentações são legítimas e estão dentro do planejamento ou orçamento da empresa.
2. Fundo fixo
Outra divisão do caixa pequeno é o fundo fixo. Nesse caso, há um valor específico, que deve ser usado para cobrir as despesas do setor ou da filial.
Em uma observação inicial, não há grandes problemas porque o pagamento só acontece mediante a apresentação dos comprovantes de gastos. Só que cupons fiscais, notas e outros documentos podem estar adulterados — inclusive, mediante parceria com empresas e prestadores de serviço.
Uma das formas de coibir essa situação é mediante a análise criteriosa de documentos e comparação com valores de referência. Também é interessante utilizar recursos que favorecem o controle de contas, como parcerias com empresas específicas ou limitação de valores para certos gastos (como alimentação).
Dependendo do caso, vale a pena fazer uma fiscalização quanto ao uso de materiais adquiridos. É possível verificar o uso de peças de informática, suprimentos de escritório e outros acessórios para ter a certeza de que as compras não sofreram desvios de finalidade (como para uso pessoal).
3. Falsificação de registro de compras
O setor de compras é uma das áreas mais geram oportunidades para realização de fraudes. Especialmente se houver uma grande movimentação de pedidos, os fraudadores aproveitam a situação para realizar transações escusas.
A situação mais comum é o superfaturamento de uma compra. Isso costuma ser feito com o uso de notas frias, que indicam um pedido de valor maior do que o preço efetivo do produto ou serviço. Por isso, é comum que outras empresas e prestadores de serviços estejam envolvidos nessa prática.
Outra possibilidade é o que chamamos de conluio, que envolve um pedido legítimo, mas que é mais caro do que deveria por existir um acordo entre o profissional responsável pela compra e o vendedor daquele produto ou serviço. Nesse caso, o valor do pedido realmente é o preço apresentado na nota fiscal emitida. No entanto, o vendedor repassa parte desse dinheiro para o responsável de compras, como uma espécie de comissão. Com isso, a empresa sai perdendo porque pagou mais que o necessário. Muitos escândalos corporativos envolvem este tipo de fraude.
O melhor jeito de coibir essa prática é com o reforço do acompanhamento de informações sobre todos os pedidos. Convém fazer o registro de orçamentos, com a comparação entre preço e qualidade, por exemplo. Assim, é possível saber se uma compra foi mais cara que o normal, sem que haja uma justificativa para tanto. Outra forma de evitar este tipo de fraude é fazer cotações com fornecedores diferentes dos usuais, trocar os funcionários de função e departamento. Além dos funcionários serem motivados ao conhecerem novas áreas, eles podem melhorar seus desempenhos, por conhecer e entender a empresa como um todo.
4. Uso de cartões corporativos
Os cartões corporativos passaram a ser adotados com a ideia de favorecer o controle e até automatizar o cuidado com as contas. No entanto, o uso dessa forma de pagamento também incentiva a ocorrência de algumas fraudes bem comuns.
Um caso recorrente consiste no uso do cartão para cobrir despesas pessoais ou gastos não previstos, ou autorizados. É o caso do funcionário que paga um almoço no cartão com fins particulares e afirma que foi o encontro com um cliente. Ou a situação em que o colaborador pede serviços complementares no hotel e afirma ter sido apenas o preço da hospedagem.
Nesses casos, a melhor forma de coibir consiste em criar uma política clara e com regras específicas para todos os casos. Também pode valer a pena definir valores fixos, como um gasto máximo por mês ou em determinada situação.
Essa fraude também pode ser complementada por outras técnicas. O superfaturamento de notas é um exemplo e acontece quando o funcionário consome ou adquire algo, mas o cupom é emitido com um valor maior. Inclusive, alguns negócios oferecem essa postura antiética já no momento da emissão. Dependendo do volume das despesas, estes valores podem ser tornar significativos e fazer diferença para o negócio.
Assim como no caso de outras fraudes, o controle e a conciliação bancária são as melhores soluções. Em caso de valores acima do normal, pode ser o caso de convocar o colaborador para dar explicações.
5. Reembolso de viagens corporativas
A política de reembolso é outra fonte de fraudes contábeis bem comuns. No caso das viagens corporativas, em especial, há diversas possibilidades que fazem com que a empresa tenha que pagar mais que o necessário.
Isso acontece, por exemplo, quando o funcionário adquire uma passagem na classe executiva, mesmo sem autorização. Como justificativa, diz que não havia lugares disponíveis. Considerando que a viagem era indispensável, não houve outra saída. Com isso, a empresa paga bem mais do que desejaria ou teria que fazer.
Também é comum ver casos em que o funcionário apresenta notas superfaturadas ou, mesmo, afirma ter perdido os cupons e recibos. Como consequência, diz que tem direito a um reembolso maior que o valor que seria adequado.
Nesse sentido, o ponto da partida é instituir uma política clara de reembolso, com obrigatoriedade de apresentação dos recibos e até a sua digitalização. Também pode ser interessante fazer parcerias com empresas (como cooperativas de táxi e hotéis) nos destinos, de modo a melhorar o controle e evitar problemas.
As fraudes contábeis são prejudiciais em diversos níveis para a empresa e, por isso, devem ser evitadas. Para lidar com a situação, o melhor é organizar os processos, aumentar a visibilidade e usar a tecnologia para garantir o melhor controle.
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