A vida de um empresário não é simples. São inúmeras as atribuições que ele tem e, além disso, é necessário se preocupar com uma série de questões importantes, entre elas, a temida fiscalização de empresas.
Diante desse fato, surge a necessidade de saber como lidar com esse tipo de questão e, principalmente, evitar que a sua empresa chegue ao ponto de ter que passar por um processo de fiscalização por parte de um órgão do governo.
Neste artigo, mostraremos como você, enquanto empresário e contribuinte, deve se portar frente à necessidade de uma fiscalização de empresas. Acompanhe!
Fiscalização de empresas: evitando esse tipo de processo
A fiscalização de empresas é um processo que pode e deve ser evitado. Isso pode ser feito de forma bem simples: cuidando bem da gestão administrativa e fiscal do seu negócio. Muitos casos ocorrem pela falha dos gestores ou responsáveis de departamentos fiscais.
A fiscalização tributária brasileira, atualmente, está muito avançada. A Receita Federal utiliza diversos meios tecnológicos para analisar as ações tomadas dentro de uma empresa. Sendo assim, em muitos casos, algumas práticas podem chamar a atenção desses órgãos — que, por sua vez, têm como obrigação verificar se existe alguma tentativa de fraude contra o sistema tributário.
Ocorre que muitos desses problemas são causados inconscientemente pelos próprios gestores e colaboradores de uma empresa, devido à falta de informação sobre a ampla e complexa legislação tributária.
De fato, existem aqueles empresários inescrupulosos que fazem de tudo para fraudar o próprio país, porém, na maioria dos casos, o problema decorre da falta de conhecimento da lei. Assim, você deve ter sempre ao seu lado profissionais qualificados e estudiosos da legislação fiscal.
Além disso, é necessário cuidar de questões mais operacionais, como escrituração e emissão de notas fiscais, cadastro de produtos, emissão de guias para pagamento de impostos, cumprimento de obrigações acessórias, entre outras.
Principais problemas que a autoridade fiscal pode detectar
Como mencionamos no tópico anterior, o ideal é que a sua empresa não passe por um processo de fiscalização. Sabemos que as práticas mencionadas são capazes de evitá-la, entretanto, não há como garantir que o seu negócio não passará por um procedimento como esse.
Então, neste tópico, vamos mostrar os principais problemas que a autoridade fiscal poderá detectar em um processo de fiscalização de empresas. Conhecendo bem cada um deles, ficará mais fácil blindar a sua empresa contra possíveis problemas que podem gerar uma autuação fiscal por parte da autoridade governamental. Continue lendo!
Cadastro de produtos incorreto
Um dos problemas mais comuns que os fiscais encontram nos processos de fiscalização de empresas são os erros nos cadastros de produtos. Você deve estar se perguntando: então, um simples cadastro pode gerar problemas para minha empresa?
Sim, nele são cadastradas todas as informações fiscais que serão lançadas nas notas fiscais de saída, como situação tributária, base de cálculo, alíquota, entre outras. Assim, uma falha nesses cadastros pode gerar uma grande diferença no montante de impostos pagos ao fisco no fim do mês de apuração.
Além disso, podem acontecer erros que elevam o valor das guias, por exemplo: você pode incluir uma base de cálculo maior do que a correta ou uma alíquota superior à que seria realmente devida. Ou pior, tributar um produto que, por força de lei, é isento ou imune a determinados impostos.
Portanto, é muito importante ter cuidado na hora de realizar o cadastro de produtos. Para resguardar a sua empresa ainda mais, faça uma auditoria nos itens já cadastrados junto com sua contabilidade e verifique a tributação de cada um deles, bem como o tratamento fiscal da mercadoria e/ou produto, conforme os preceitos da legislação fiscal e tributária vigentes.
Falta de organização dos arquivos
Outra questão simples, mas que pode gerar problemas, é a desorganização de arquivos. A legislação fiscal determina que alguns documentos — como notas fiscais, livros, inventários, entre outros — devem ficar armazenados por um certo período de tempo (em regra 5 (cinco) anos – prazo prescricional).
A falta desse tipo de arquivo pode acarretar multas para a empresa. Uma simples nota fiscal que não se encontra arquivada obrigará o empresário a pagar valores altos que podem prejudicar severamente a saúde financeira do negócio.
Para evitar esse tipo de problema, invista em arquivos físicos e digitais para armazenar aqueles documentos que podem ser guardados desse modo, como os arquivos XML’s das Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), entre outros.
Omissão de notas fiscais
A omissão e a falta de emissão de notas fiscais é um dos problemas mais graves que os agentes fiscais encontram em uma empresa. É muito comum um documento fiscal não estar relacionado na apuração de tributos ou, simplesmente, não existir emissão para determinado número de vendas.
Toda venda realizada deverá ser acompanhada do seu respectivo documento fiscal. Portanto, você deve criar mecanismos para que não ocorra a omissão (circulação da mercadoria sem nota fiscal), bem como para que todas as notas fiscais estejam relacionadas na apuração, somando à base de cálculo total dos seus impostos.
Erro no cálculo dos tributos
O erro de cálculo dos tributos é muito comum em todas as empresas. Isso se dá, principalmente, por um único motivo: a falta de conhecimento da legislação fiscal. Para evitar isso, é necessário contar com o apoio de profissionais da contabilidade que, além de conhecer bem a lei, também têm experiência e conhecimento sobre os problemas que podem ocorrer nas fiscalizações.
Falta de cumprimento das obrigações acessórias
Por fim, temos a falta de cumprimento das obrigações acessórias. Basicamente, elas são declarações e informativos — como ECD, ECF, Sped Fiscal e Contribuições — enviados ao fisco e utilizados por ele para encontrar falhas ou tentativas de fraudes, mesmo que inconscientes e certificar a regularidade fiscal da empresa.
A falta de uma obrigação acessória gera multas e pode bloquear o acesso a certidões de regularidade de débitos. Para resolver esse problema, esteja sempre em contato com seu contador e solicite a ele o envio do recibo de todas as obrigações enviadas no mês anterior.
Assim, tanto você quanto o profissional que atende a sua empresa terão o devido controle sobre as declarações enviadas ao fisco mensalmente.
Por fim, podemos concluir que, apesar de a fiscalização de empresas poder ser evitada, o empresário deve cuidar para que as suas obrigações fiscais estejam sempre em dia. Assim, caso ela venha a ocorrer, o seu negócio estará preparado e protegido contra problemas que podem gerar custos financeiros para a empresa.
Gostou do artigo? Que tal ficar por dentro de todas as novidades do nosso blog? Então, assine nossa newsletter e não perca nenhum de nossos novos conteúdos.
.
