O cancelamento de nota fiscal eletrônica é um procedimento um pouco mais complexo que o realizado nos documentos da era manual, em que era possível fazer sem observar o tempo de emissão.

As regras para a NF-e são um pouco mais restritas e devem obedecer a prazos bem específicos. Quando são finalizados, tornam o cancelamento por parte do emissor impossibilitada, devendo, em alguns casos, recorrer ao órgão para realizar o procedimento.

No artigo de hoje, mostraremos como funciona o procedimento de cancelamento de nota fiscal eletrônica. Acompanhe!

O que é a nota fiscal eletrônica e qual a sua função?

A NF-e é um documento fiscal brasileiro que serve para comprovar uma transação de compra e venda ou transferência de mercadorias. O projeto que deu início à nota fiscal eletrônica surgiu em 2007, porém, somente no ano seguinte, ele começou a ser colocado em prática.

Quando o então novo documento fiscal começou a ser exigido, foi um verdadeiro transtorno nas empresas escolhidas para dar início ao projeto. Afinal, era algo totalmente inovador e avançado para a época.

A criação da NF-e marcou a chegada da tecnologia nas empresas. Desde então, vários anos se passaram e, atualmente, podemos olhar para trás e admitir que a nota fiscal eletrônica foi uma das melhores criações para as empresas. Ela possibilitou mais agilidade nos procedimentos fiscais e uma maior integração entre os departamentos.

Porém, junto com esses benefícios, surgiram novas obrigatoriedades mais complexas, como o projeto SPED e outras questões administrativas. Entre as novas regras, temos as de cancelamento de nota fiscal eletrônica, que será objeto de discussão no próximo tópico.

Quais são os motivos para cancelamento de nota fiscal eletrônica?

São vários os motivos que levam uma empresa a cancelar uma nota fiscal eletrônica, sendo assim, entre eles, temos os erros que são cometidos na hora da emissão do documento. Verificamos em vários casos o cometimento de falhas na hora de inserir os dados do emitente, códigos de produtos, quantidades, valores, informações de frente, entre outros.

Em alguns casos, o próprio sistema emissor de NF-e pode acusar um erro e evitar que a nota seja enviada. Quando isso não ocorre, também existe a possibilidade da SEFAZ, órgão responsável pela validação desse tipo de documento, rejeitar o mesmo e não registrar a NF-e.

Porém, quando os erros não podem ser alcançados em nenhuma das duas etapas, o documento fiscal emitido precisa ser cancelado e, para tanto, deve seguir algumas regras muito específicas.

Quais os cuidados que a minha empresa precisa ter?

Nesse ponto, vale a pena ressaltar os principais cuidados que a empresa precisa ter para não cometer erros na hora de emitir suas notas fiscais e ser obrigada a cancelar os documentos emitidos.

O primeiro, é verificar com atenção todos os dados do cliente/ remetente. É muito comum vermos NF-e que precisa ser cancelada por conta de erros simples no cadastro de pessoas.

Outro erro comum é emitir uma nota fiscal de um cliente para o outro. Sendo assim, antes de enviar o documento, confira se o destinatário, efetivamente, é o correto. Além disso, também vale a pena fazer auditorias em cadastros para verificar se todos os dados estão certos.

Também pode ocorrer erros relacionados a quantidade, preço e códigos de tributação. Para resolver esse problema, além de ter mais atenção na emissão, é interessante verificar a página de inclusão de itens antes de finalizar o processo.

Qual o prazo para cancelamento de uma nota fiscal?

Basicamente, existirão 3 prazos para realizar o cancelamento de uma nota fiscal. O primeiro e mais comum, após 24 horas da autorização do documento por parte da SEFAZ. Quando isso ocorre, o emitente não tem prejuízo algum. Basta seguir o procedimento no seu sistema e reemitir o documento de forma correta, se for o caso.

Após as 24 horas, até o período máximo de 480 horas, também é possível realizar o cancelamento de nota fiscal eletrônica, entretanto, algumas Secretarias da Fazenda Estadual costumam aplicar multas para as empresas que praticam esse tipo de procedimento.

A terceira hipótese é o caso de a NF-e ter sido emitida há mais de 480 horas. Nesse caso, deverá ser aberto um processo administrativo tributário na SEFAZ do seu estado que, assim como no exemplo anterior, também pode aplicar multas e demais sanções.

Além de respeitar os prazos para cancelamento, também não é permitido cancelar um documento fiscal em que as mercadorias constantes da nota tenham circulado ou saído de dentro do estabelecimento.

Como fazer o cancelamento desse tipo de documento fiscal?

Agora que você entendeu o que é uma nota fiscal eletrônica e como funciona o cancelamento desse tipo de documento, vamos mostrar como você pode realizar esse procedimento.

O primeiro passo é verificar se a SEFAZ do seu estado exige algum processo específico para realização desse tipo de ação. Afinal, devemos lembrar que cada órgão tem poderes para legislar sobre questões como essas, portanto, pode existir alguma diferença em termos de procedimentos.

Entretanto, de forma geral, o cancelamento deverá ser solicitado por meio de um software, o mesmo que emitiu o documento incorretamente. Além disso, deverá ser assinado com um certificado digital e transmitido ao órgão responsável, como se fosse uma NF-e.

O sistema da SEFAZ, por sua vez, receberá o documento assinado e fará a validação do mesmo, verificando se os prazos estão corretos e se a nota fiscal eletrônica em questão foi validada corretamente quando da sua emissão.

Feito isso, você receberá uma confirmação rapidamente e já poderá emitir o DANFE cancelado. Vale lembrar que esse documento fiscal deverá compor o livro de notas de saída, mesmo que ele não tenha gerado valores para serem tributados.

Como você pode perceber, o cancelamento de nota fiscal eletrônica é um procedimento que tem certa complexidade e, em alguns casos, não é possível de ser realizado. Portanto, siga as dicas deste post e tome todas as medidas e cuidados necessários para evitar esse tipo de problema.

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