Vivemos em um país que tem um dos sistemas tributários mais complexos do mundo. A falta de habilidade de alguns profissionais da área pode deixar a empresa em uma situação delicada resultando em penalidades financeiras e jurídicas. As falhas passam pela falta de controle na emissão e recebimento, preenchimento das notas fiscais, problemas com prazos etc.

Pensando nisso e com o objetivo de acompanhar a digitalização da área, a IRKO desenvolveu o XML Integrity Pack (XIP). Uma solução que alinha todos os documentos fiscais e permite um acompanhamento mais efetivo e prático dos profissionais.

Vamos apresentar e mostrar as vantagens de usar essa ferramenta. Além de explicar como ele pode ser útil para sua empresa. Acompanhe a leitura com a gente!

O que é XML Integrity Pack (XIP)?

O XIP é uma ferramenta integrada a secretaria de fazenda do Estado que busca e registra as notas fiscais eletrônicas vinculadas a empresa que utiliza o sistema.  Não apenas as NF-e’s que foram geradas, mas também as que a empresa recebeu dos fornecedores.

Esses documentos são disponibilizados no formato XML.  Um padrão nacional de escrituração fiscal, com validade em todo o território nacional e utilizado para o registro de informações referente à a nota fiscal. Em resumo, ao fechar uma venda, a empresa precisa mandar por e-mail uma NF-e que deve ser baixada no formato XML e depois convertido em PDF.

Ele mantém os arquivos em um local de forma lógica e cronológica, visando facilitar o acesso de qualquer usuário que precise fazer alguma verificação, auditoria, fiscalização, controle etc. Esse procedimento foi desenvolvido para ajudar as empresas a conseguirem melhorar o controle fiscal e a reduzir o gasto com papéis e impressão.

As notas fiscais que são armazenadas nesse sistema também são usadas para o Conhecimento de Transporte Eletrônico(CTe) para as transportadoras que fazem a movimentação da sua mercadoria. Além de armazenar e salvar documentos como cupom fiscal, próprios de venda, transferência e baixa.

Como essa ferramenta facilita os processos da empresa?

De acordo com a legislação brasileira, todo estabelecimento deve armazenar as notas fiscais por 5 anos. Período máximo que o Governo tem para cobrar alguma dívida atrasada, ou o fisco solicitar os documentos para conferência. Se a empresa não apresentar as NFs que forem solicitadas durante a fiscalização, ela será multada e o valor pode ultrapassar R$ 1.000,00 por documento.

O ideal é armazenar as notas em uma plataforma que permita o acesso rápido. Manter os arquivos fiscais armazenados em uma nuvem, elimina as chances deles serem perdidos por falha humana, além do custo ser menor. Antigamente era preciso separar armários ou espaços para deixar todos esses documentos. Esse tipo de prática acabava gerando custo e atrasava qualquer pesquisa.

O controle desses documentos é uma obrigação exclusiva do contribuinte. É a possibilidade que ele tem para evitar problemas com fiscalização ou justiça. Um processo movido por algum problema relacionado ao produto ou serviço, por exemplo, a NF é usada como prova. Cabe à empresa mostrar que está certa.

A ferramenta para armazenamento de XML, permite que as NFs fiquem mais organizados e fáceis de serem consultadas. Reduzindo também a dependência dos e-mails, melhorando o controle diário e criando relatórios no momento que o gestor quiser. Ao adotar o XIP na empresa, ele consegue direcionar os recursos para o aumentar a produção e melhorar os serviços prestados.

Quais são os seus diferenciais no mercado?

Uma das grandes vantagens do XIP, é a possibilidade de analisar uma documentação e gerar relatórios de controle que podem ser consultados por qualquer um, desde que tenha acesso. As informações que podem ser consultadas, vão além do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe).

Com essa ferramenta é possível consultar outros impostos que não constam nesse documento, como o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS), contribuições que impactam no faturamento, importação e folha de pagamento.

A ferramenta permite a integração com o módulo de apuração fiscal da IRKO e também consegue cruzar as informações de todos os XMLs que entraram no banco de dados da ferramenta e comparar com o SPED Fiscal — responsável por informar todos os registros fiscais da sua empresa para o fisco. Assim, o gestor garante a integridade dos documentos declarados.

O XIP tem a capacidade de armazenar não apenas as notas que emite, mas também as que o usuário recebe. Esse processo é automatizado por meio de um sistema que faz buscas por documentos ligados ao certificado digital da empresa. Tudo fica disponibilizado e pode ser facilmente consultado por meio de um dashboard.

Isso vai permitir ao usuário fazer o Manifesto do Destinatário, uma série de eventos que validam a participação comercial do destinatário. Evitando e alertando qualquer tipo de problema que possa acontecer com algum fornecedor. A própria ferramenta identifica e mostra os documentos processados e se há alguma falha.

Como a IRKO se destaca no fornecimento de soluções como essa?

A IRKO é uma das empresas que mais focam na transformação digital de seus clientes. Com um sistema próprio de contabilidade fiscal, trabalhista e financeiro, decidiu dar um passo definitivo para ajudar e facilitar o trabalho das demais empresas, investindo em novas maneiras de organização e validação de documentos, como o XIP.

Além disso, ela é uma das empresas mais tradicionais do Brasil e está no mercado a mais de 60 anos. Focada em serviços contábeis e com profissionais qualificados e capacitados, conta atualmente com escritórios nas cidades de São Paulo e Rio de Janeiro. Além dos demais parceiros espalhados pelo país. Atuando com empresas nacionais e multinacionais de diferentes portes e segmentos.

O uso de uma ferramenta como a XML Integrity Pack, permite que a empresa tenha a possibilidade de ampliar o seu monitoramento, capacidade de armazenamento e cruzamento de dados. Tudo de forma online e sem o risco de falhas. Ele não só facilita a busca e integridade dos dados, como também melhora a eficiência das operações.

Gostou e quer saber mais como o XML Integrity Pack funciona e pode ser útil para a sua empresa? Entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores. Está na hora de 100% prático e efetivo com suas NF-e.