A relação entre tecnologia e contabilidade avançou bastante ao longo das últimas décadas. Contadores que desejam ser mais produtivos, por exemplo, encontram um poderoso aliado nesse tipo de recurso.

Afinal, qual é a importância das ferramentas tecnológicas para o profissional de contabilidade? Quais são os verdadeiros benefícios que a era da informação trouxe para contabilistas e empresas do ramo?

Considerando a grande relevância do tema, elaboramos este texto. Durante a leitura, você entenderá como essa atividade profissional ganhou um importante suporte por meio das inovações. Boa leitura!

A relação entre tecnologia e contabilidade

Para entender melhor como esses dois âmbitos interagem, é válido traçarmos um panorama histórico das mudanças que a tecnologia trouxe para a contabilidade. Para analisar o tema com maior profundidade, conversamos com Flávio Bastos, sócio-gerente da IRKO, empresa com mais de 60 anos de experiência na área.

“Há cerca de 12 anos”, comenta Flávio Bastos, “todas as obrigações acessórias produzidas por um contador consistiam em livros impressos encadernados e outros relatórios, que deviam ser entregues em um posto fiscal ou em departamentos da Receita Federal e Estadual. Com o tempo, as autoridades responsáveis começaram a transformar essas exigências físicas em arquivos digitais”.

Portanto, pode-se dizer que a evolução tecnológica no setor está atrelada à transformação que a autoridade fiscal no Brasil vem solicitando do contribuinte desde a virada para o século 21, aproximadamente.

“Inicialmente, as entregas digitais eram feitas em um formato bastante simples, o TXT. A escolha se deu por necessidade, já que, na época, quase todos os sistemas podiam produzir arquivos nesses moldes. Mais adiante, eles foram substituídos por outro formato, o XML, cuja configuração é mais complexa — ele tem tags que exigem softwares para entender corretamente os campos e informações contidas”, explica Flávio.

Com essa modificação, as entregas começaram a acontecer em sites do governo, por meio de arquivos  que são carregados pelos contribuintes e contadores, ou seja, o processo ainda era semi-manual.

Assim que era feita a produção do arquivo, bastava acessar um dos portais — Receita Federal, Secretaria da Fazenda ou Ministério do Trabalho —, entrar no ambiente da entrega da obrigação acessória e clicar em um ícone para carregar o arquivo. A prática foi comum pelos últimos 10 anos, aproximadamente.

Para Flávio Bastos, depois de passarmos por tantas alterações, vivemos, hoje em dia, um período de transformações ainda mais impactantes nesse sentido. “As obrigações acessórias mais atuais, como o Reinf e o e-Social, exigem que as entregas sejam transmitidas por meio de webservices específicos”, explica.

A importância da tecnologia para o profissional de contabilidade

De acordo com Flávio Bastos, atualmente a tecnologia é indispensável para a rotina do contador. Afinal, sem ela a entrega de algumas obrigações acessórias tende a ficar comprometida.

“Se você não detém os recursos necessários para se comunicar com um ambiente disponibilizado pelo governo — através de um IP para entregar o seu arquivo por webservice, que exige autenticação —, não é mais possível entregá-lo. Portanto, fazer uso de um software tornou-se necessário. Isso porque não é mais possível produzir o arquivo e carregá-lo no site da autoridade fiscal responsável. Você precisa de softwares que dão conta de transmitir a informação eletrônica. Essa foi a grande revolução que nos levou ao desenvolvimento”, comenta Flávio Bastos.

Indo além ele arrisca afirmar que “sem tecnologia, não existe mais a profissão do contador. Pode parecer radical, mas sem a utilização desses recursos, não há mais como um profissional que consiga fazer a entrega de informações em tempo real.”

Podemos considerar essas alterações como uma espécie de marco regulatório em relação às obrigações, interferindo em relatórios que devem ser entregues mensalmente e assim por diante”.

Paralelamente a isso, as empresas e os contadores que não contam com essas ferramentas não oferecem viabilidade econômica para os clientes. Isto é, se não é possível buscar a eficiência da operação, não há como compartilhar recursos para ser eficiente a ponto de demonstrar que é viável trazer economia e valor adicionado para eles.

As ferramentas tecnológicas para a área contábil

As ferramentas e tendências que mais se evidenciam estão relacionadas à robotização dos processos (RPA – Robot Process Automation). Para o especialista, é muito provável que as ferramentas desenvolvidas para essa finalidade ganhem muito mais espaço no mercado.

“Nossos trabalhos de retaguarda ou de terceirização envolvem muitas atividades repetitivas, fazendo com que seja necessário automatizá-las. Desse modo, é válido contar com ferramentas que buscam arquivos XML na Secretaria da Fazenda do Estado, por exemplo.

É por que isso que o webservice é tão relevante: por meio dele, há como colher todos os arquivos que os seus clientes estão recebendo de todos os fornecedores deles. Dentro do próprio software, é possível buscar processos que são repetitivos e podem ser robotizados”, aponta.

Portanto, sistemas e ferramentas capazes de automatizar procedimentos triviais terão cada vez mais importância para o setor contábil, permitindo que nosso tempo seja destinado à realização de atividades mais complexas e intelectuais, opostas a atividades repetitivas e mecânicas.

A ideia é obter ganhos significativos de produtividade com o auxílio de tecnologias como Machine Learning (inteligência artificial) e Data Analytics. Assim, a própria máquina vai sugerir quais são os descritivos que devem ser colocados em determinada tela para processar os respectivos documentos, e alimentação de dados cadastrais pelo reconhecimento repetitivo das transações.

Os benefícios da tecnologia para o setor contábil

Uma das maiores vantagens que a tecnologia traz para quem trabalha na área é a chance de aumentar a percepção dos clientes sobre como os serviços contábeis agregam valor aos negócios deles. A tendência é que os profissionais lidem menos com tarefas operacionais e atuem mais com a consultoria, aproximando-se da clientela. É o que chamamos de contador 4.0.

Além disso, esses recursos simplificam uma série de ações. De acordo com Flávio, “na escrita fiscal digital do ICMS e do IPI, é preciso incluir o XML de entrada e saída. O XML de entrada é do fornecedor do nosso cliente, que deve registra-lo com regras de conversão de cod CFOP, código de produto, unidades de medida, etc…Se o software utilizado não proporciona Inteligência Articial para que essa conversão seja feta de forma automática, o trabalho se torna totalmente manual, que torna os serviços improdutivos e carregados de riscos da apuração desses impostos inerentes. Indo além, considerando que as informações são entregues por lay-out especifico (SPED Fiscal), a base de dados de acesso da autoridade fiscal proporciona a identificação de erros na apuração e cruzamento dos dados entre as obrigações declaradas pelos contribuintes”.

“O principal benefício é que a tecnologia nos ajuda a evitar erros e também existe a questão da agilidade e da segurança de dados”, explica. Portanto, podemos dizer que contar com um sistema completo, que tem módulos contábil, fiscal, trabalhista e financeiro integrados entre si, pode fazer a diferença e ajudar no crescimento de sua empresa.

“A tecnologia não só garante a segurança, mas também faz com que tenhamos flexibilidade e agilidade para atender o cliente e garantir a eficácia, porque tudo isso é trabalhado em softwares que podem organizar processos internos, registrados em ambientes únicos e capazes de resguardar a política de controle do contratante”, aponta o especialista.

Enfim, tecnologia e contabilidade andam lado a lado. O manuseio de papéis fica cada vez mais para trás, dando espaço a sistemas capazes de gerar relatórios, elaborar estatísticas, conferir informações em tempo real e fazer a guarda de documentos importantes.

Se você gostou do texto e quer otimizar os processos contábeis de sua empresa, entre em contato conosco — nós podemos ajudar!