Muitas empresas procuram formas de otimizar os seus processos, deixando-os mais ágeis e menos burocráticos. Levando esse contexto em consideração, você já ouviu falar em outsourcing de folha de pagamento?
Elaboramos este texto com o objetivo de explicá-lo. Durante a leitura, você entenderá como funciona na prática, a importância dele em uma organização, o melhor momento para adotá-lo e as vantagens obtidas. Aproveite o conteúdo!
O outsourcing de folha de pagamento e a sua importância
Em poucas palavras, podemos dizer que o outsourcing de folha de pagamento é a terceirização de parte da atividade desempenhada por um departamento de Recursos Humanos (RH). Ela é feita por uma organização externa que, normalmente, é especializada em contabilidade.
Ele é bastante procurado por organizações que pretendem dinamizar suas rotinas de pagamento. Afinal, trata-se de um processo delicado, que deve ser executado de maneira hábil e com o máximo de rigor. É bom lembrar que as folhas de pagamento têm tripla função — operacional, fiscal e contábil —, demonstrando os principais proventos e descontos dos funcionários. Não por acaso, impactam a produção e o lucro da empresa.
A importância de terceirizar essa atividade tem a ver com o fato de que essas companhias, do ponto de vista técnico, já estão preparadas para realizá-la com eficiência. Bons escritórios de contabilidade contam com profissionais da área que fazem cursos e treinamentos contínuos. Além disso, em boa parte das vezes, é oferecido um suporte jurídico que passa por atualizações constantes, conforme as mudanças na legislação.
Esse fator torna o outsourcing ainda mais importante. Com ele, sua empresa dispõe de pessoas técnicas trabalhando de forma paralela às alterações da lei, que são incessantes. Ou seja, você conta com especialistas que estão sempre atentos às legislações vigentes no país — o que é ótimo, você não acha?
Organizações especializadas nesse tipo de função têm colaboradores que frequentemente passam por cursos para manter a qualidade do trabalho. Além disso, a tendência que é o outsourcing represente um custo mais baixo do que manter uma equipe própria, principalmente se o seu negócio ainda não tiver um quadro robusto de colaboradores.
No próximo tópico, explicaremos qual é o momento ideal para começar a fazê-lo e em quais ocasiões ele se encaixa melhor.
A hora certa de optar pelo outsourcing de folha de pagamento
Antes de tudo, é sempre válido diagnosticar a saúde financeira do negócio para saber quais passos são ou não viáveis. Depois disso, outros critérios devem ser considerados para optar pelo outsourcing da folha.
Se a sua empresa é considerada de pequeno ou médio porte, a terceirização é mais do que bem-vinda. Afinal, organizações que ainda não atingiram o máximo de seu potencial nem sempre têm condições para lidar com todos os processos administrativos. Por isso, os resultados obtidos com o ato de terceirizar tendem a ser bastante positivos.
Caso a companhia seja grande e esteja em franca ascensão, a montagem de uma equipe interna pode ser mais vantajosa no quesito financeiro. Apesar disso, é preciso desenvolver mecanismos para que os responsáveis continuem produtivos e se atualizem de acordo com as modificações legislativas.
O outsourcing também é indicado para corporações que não desejam montar uma estrutura administrativa interna. Nesses casos, é preferível terceirizar e cuidar da atividade-fim. Às vezes, empresas estrangeiras vêm para o Brasil, começam como pequeno porte e têm as vendas como principal objetivo. Portanto, não há o interesse de cuidar internamente das demandas administrativas.
Em suma, ao terceirizar a sua folha de pagamento, você pode retirar da sua contabilidade o gasto com colaboradores que, em muitos casos, só fazem aquilo e não passam pelos treinamentos e atualizações recomendados. Por outro lado, com o processo terceirizado por uma empresa dedicada a essa finalidade, você tem o auxílio de profissionais que realmente entendem do assunto.
As vantagens do outsourcing
A possibilidade de focar na atividade central de sua empresa — também conhecida como core business — é uma das principais vantagens proporcionadas pela terceirização. Startups e organizações de médio porte sabem que é importante ter essa disponibilidade para acelerar o crescimento do negócio e chegar aos resultados almejados.
O suporte técnico, ou seja, jurídico e contábil, também é imprescindível para manter a sua companhia distante de equívocos legais. Considere as mudanças da reforma trabalhista, por exemplo, e imagine quão bom seria ter um suporte relacionado aos novos prazos e obrigatoriedades. A partir disso, você pode se antecipar em relação às questões que poderiam ser levadas à Justiça do Trabalho.
Como mencionamos, a redução de custos também é uma realidade atingida por meio da terceirização, principalmente em empresas que não ultrapassaram a marca de 500 funcionários. Afinal, é bem provável que sua organização gaste menos sem a necessidade de contratar uma equipe e mantê-la atualizada com treinamentos.
As empresas que prestam esse tipo de serviço
Antes de contratar uma prestadora de serviço, é fundamental fazer uma análise dos custos que a sua empresa terá. Depois disso, vale a pena conhecer a idoneidade das possíveis parceiras e entender quais atividades elas desempenharão e de quais aparatos técnicos elas dispõem para gerir uma folha de pagamentos.
Outro ponto a ser considerado é a tecnologia que será utilizada, tendo em vista que algumas empresas estão à frente nesse sentido e contam com recursos tecnológicos mais avançados — isso faz a diferença para ganhar precisão e agilidade no serviço.
Além da credibilidade, procure saber se a organização preza pela inovação em seus processos. Por outro lado, não deixe de considerar a experiência e o tempo de atuação no mercado. Apoio administrativo e contábil são diferenciais relevantes.
O outsourcing de folha de pagamento é uma maneira de otimizar diversos processos em sua empresa, garantindo que ela atue de acordo com a lei. Acredite: os impactos positivos vão da produtividade ao lucro.
Se você gostou do texto e quer saber mais a respeito do outsourcing, entre em contato conosco — nós podemos ajudar!
