O que são obrigações acessórias e como cumpri-las?

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Ao lado do pagamento de tributos, as empresas convivem com inúmeras obrigações acessórias, que precisam ser cumpridas com exatidão para não gerar multas, juros e outros prejuízos. O problema é que, com complexidade da legislação nacional, os deveres podem ser difíceis de compreender e gerir.

Na prática, conhecer todas as normas legais e levantar adequadamente as informações necessárias não é tarefa fácil. Afinal, a missão exige conhecimentos jurídicos e contábeis, que destoam bastante das competências relacionadas ao negócio principal, gerando dificuldades, até mesmo, para gestores financeiros experientes.

Logo abaixo, explicamos o que são obrigações acessórias e quais são as providências essenciais para ficar adimplente. Continue a leitura e receba informações que terão impacto nos resultados financeiros da sua empresa!

O que são obrigações acessórias?

Na legislação tributária, as obrigações de recolhimento de tributos são classificadas como “principais”, enquanto que as obrigações de prestação de informações, pelo contribuinte, de interesse da arrecadação ou da fiscalização tributária são classificadas como sendo “acessórias”. Isto é, são principais o dever de pagamento do tributo e pagamento de eventuais multas que tenham sido impostas pela administração tributária, enquanto acessórios são as informações relacionadas ao cálculo e recolhimento dos tributos que devem ser apresentadas ao Fisco.

Em que são relacionadas? 

As obrigações acessórias estão relacionadas a uma série de exigências legais, que dão suporte ao pagamento dos tributos. Além disso, podem ser exigidas mesmo de quem não é o responsável pelo imposto, taxa ou contribuição. Por exemplo, a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é exigida do empregador, mas o tributo sai efetivamente dos rendimentos do colaborador ou prestador de serviços.

Podemos, nesse sentido, identificar inúmeros deveres que fazem parte do cotidiano das empresas:

  • emissão de documentos;
  • entrega de declarações;
  • realização de escrituração contábil e fiscal;
  • permissão de acesso aos livros para fiscalização;
  • inserção da nota fiscal com a mercadoria no transporte.

Perceba que, dentro de cada categoria, existem diversas obrigações acessórias: declarações de imposto de renda, notas fiscais, comunicações de conhecimento de transporte etc. Ademais, existem obrigações municipais, estaduais, e federais além de obrigações acessórias no âmbito de agências reguladoras, tais como a ANATEL e ANEEL, o que pode gerar ainda mais dúvidas, especialmente para os investidores estrangeiros.

Por que esses deveres são importantes?

As diversas obrigações acessórias têm por objetivo permitir que a administração tributária possa examinar os cálculos e recolhimentos dos tributos quando efetuados pelo próprio contribuinte. Na legislação tributária, vale lembrar, os tributos podem calculados e lançados pelo Ente Público, na medida em que este possua todas as informações e variáveis necessárias para cálculo e lançamento do crédito tributário no momento em que ocorre o fato gerador do tributo (como por exemplo nos casos do IPTU e IPVA em que o cálculo e lançamento do imposto se dá pelo próprio Ente Público, e não pelo contribuinte) ou pelo contribuinte, caso o Ente Público não disponha de todas as informações necessárias para cálculo e lançamento do crédito tributário no momento em que ocorre o fato gerador do imposto, como se observa por exemplo nos tributos incidentes sobre operações mercantis (ICMS, IPI, PIS e COFINS). Neste aspecto, as obrigações acessórias são fundamentais para que a administração tributária possa homologar posteriormente as bases e critérios utilizados pelo contribuinte na apuração e recolhimento do tributo e, através de procedimentos de fiscalização, identificar fraudes ou práticas de sonegação que conduzam a concorrência desleal entre as empresas.

Vale ressaltar que, apesar das obrigações acessórias possuírem caráter de prestação de informações ao Fisco, seu descumprimento acarretará em penalidades (multas) que poderão onerar significativamente ou mesmo bloquear as operações da empresa, razão pela qual devem ser muito bem controladas e administradas.

Como cumpri-las?

O cumprimento varia de acordo com o tipo de obrigação. Há desde atividades simples, como emissão de nota fiscal por um prestador de serviços, até questões mais complexas como levantar os ganhos da organização e apurar o lucro tributável de certo período, ou efetuar a apuração do ICMS e cumprir com a escrituração fiscal digital através do SPED ICMS/IPI.

Mapeie as obrigações acessórias

Um primeiro cuidado é identificar quais são as atividades da empresa e mapear as obrigações principais e acessórias previstas em lei. Vale destacar que as obrigações acessórias podem ser dar no âmbito Municipal, Estadual e Federal.

Crie um calendário de obrigações

Depois, as empresas devem montar um calendário fiscal, contendo as datas de entrega das As diversas obrigações acessórias têm por objetivo permitir que a administração tributária possa examinar os cálculos e recolhimentos dos tributos quando efetuados pelo próprio contribuinte. Na legislação tributária, vale lembrar, os tributos podem calculados e lançados pelo Ente Público, na medida em que este possua todas as informações e variáveis necessárias para cálculo e lançamento do crédito tributário no momento em que ocorre o fato gerador do tributo (como por exemplo nos casos do IPTU e IPVA em que o cálculo e lançamento do imposto se dá pelo próprio Ente Público, e não pelo contribuinte) ou pelo contribuinte, caso o Ente Público não disponha de todas as informações necessárias para cálculo e lançamento do crédito tributário no momento em que ocorre o fato gerador do imposto, como se observa por exemplo nos tributos incidentes sobre operações mercantis (ICMS, IPI, PIS e COFINS). Neste aspecto, as obrigações acessórias são fundamentais para que a administração tributária possa homologar posteriormente as bases e critérios utilizados pelo contribuinte na apuração e recolhimento do tributo e, através de procedimentos de fiscalização, identificar fraudes ou práticas de sonegação que conduzam a concorrência desleal entre as empresas.

Vale ressaltar que, apesar das obrigações acessórias possuírem caráter de prestação de informações ao Fisco, seu descumprimento acarretará em penalidades (multas) que poderão onerar significativamente ou mesmo bloquear as operações da empresa, razão pela qual devem ser muito bem controladas e administradas.declarações. Com isso, é possível se programar para levantar dados.

Modifique os processos

Os diferentes tipos de obrigação tributária exigirão, ainda, processos internos próprios. A escolha de softwares capazes de se comunicar com o SPED Contábil também são fundamentais para automatizar etapas e não gerar imobilização pela burocracia.

Treine os colaboradores

Os colaboradores devem ser orientados sobre a aplicação da tecnologia escolhida e sobre as obrigações acessórias exigidas em cada setor. Conferência das notas fiscais dos fornecedores, cadastramento de produtos segundo os códigos fixados em lei, comunicação entre os setores jurídicos e contábeis são algumas dificuldades frequentes nessa etapa.

Busque uma assessoria tributária

Em todas essas atividades, os conhecimentos legais e contábeis são indispensáveis para estruturar processos, entender as obrigações da empresa, auditar as práticas internas, escolher tecnologias adequadas, entre outros serviços.

A melhor solução para as dificuldades com os deveres instrumentais, portanto, é contratar inteligência para o negócio. Trata-se de buscar uma consultoria tributária para ajudar o planejamento da empresa. Com isso, obtemos diversas vantagens para melhorar nosso compliance tributário:

  • conhecimento atualizado sobre a legislação, práticas contábeis e tecnologia;
  • benchmarking — comparação entre as práticas internas com as das empresas com melhor desempenho nessa área;
  • experiência no enfrentamento dos problemas, dificuldades e crises vindas de outras organizações;
  • domínio dos mais altos padrões em auditorias contábeis.

Sendo assim, a assessoria contábil oferece toda a parte de inteligência para a empresa cumprir as obrigações acessórias, com a maior eficiência possível, redução de custos e retrabalhos. Então, não deixe de conhecer esses serviços.

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