Cancelamento de nota fiscal após recolhimento do ISS: como funciona?

14 minutos para ler

Na era digital, muitas transformações acontecem por meio da tecnologia. Não é diferente com a administração tributária, que hoje conta com o SPED — Sistema Público de Escrituração Digital —, responsável pela agilização de diversos processos, incluindo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

Mesmo assim, com tantas melhorias, ainda é possível que alguns erros aconteçam, como equívocos no lançamento de valores, erros de digitação, impostos mal calculados, indicação equivocada do tomador de serviços e de diversos outros casos. Quando isso acontece, deixar de lado não é uma opção: é preciso cancelar as notas fiscais, caso não seja possível fazer a substituição da nota ou fazer a carta de correção, nos casos admissíveis.

No entanto, cancelar uma nota fiscal após o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços) exige um pouco mais de atenção. Para que fique mais fácil entender como fazer, preparamos o conteúdo de hoje, que explica como realizar um cancelamento de nota fiscal sobre serviço, quais são os documentos necessários para isso e em quais casos ela pode ser cancelada. Fique atento e boa leitura!

O que é ISS?

O Imposto Sobre Serviços (ISS), ou também Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), é um tributo recolhido pelo Distrito Federal e por todos os municípios do país. Por essa razão, a Lei Complementar 157/2016 estabeleceu que a alíquota mínima de 2% e a máxima de 5%. 

Além disso, estabelecer que o imposto não será objeto de concessão de isenções, incentivos ou benefícios tributários ou financeiros, inclusive de redução de base de cálculo ou de crédito presumido ou outorgado, ou sob qualquer outra forma que resulte, direta ou indiretamente, em carga tributária menor que a decorrente da aplicação da alíquota mínima estabelecida.

Ele é cobrado tanto das empresas prestadoras de serviços quanto de profissionais autônomos que exercem as atividades consoante à Lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 2003, perpassando desde os segmentos de saúde até transporte e construção, por exemplo.

ISS e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente em sistema próprio das respectivas Prefeituras, com o objetivo de registrar as operações relativas à prestação de serviços. Sendo assim, ela é uma ferramenta tecnológica que tem o objetivo de aperfeiçoar o arrecadamento de impostos sobre as operações realizadas pelos contribuintes do ISS.

Nela, contém campos para preenchimento com algumas informações fornecidas pelo contribuinte e outras pelo fisco. Desse modo, depois de gerada, a NFS-e não pode ser alterada, apenas cancelada ou substituída.

Esse documento pode ser retirado por meio do site da prefeitura municipal e serve tanto para o cálculo do ISS quanto para o seu correto pagamento. O arquivo eletrônico possui validade idêntica à nota fiscal impressa, porém, demanda a emissão de um Certificado Digital, que indica a legalidade e a individualidade de quem está lançando o documento.

Entre os benefícios da NFS-e podemos destacar a agilidade nos processos, pois, ao emitir a nota fiscal, é gerado um arquivo TXT, XML ou equivalente. Esse arquivo é importado diretamente para o sistema de gestão, para seguir o fluxo dos lançamentos internos. Outros benefícios podem ser observados, como: 

  • redução de custos de impressão e de armazenagem de documentos fiscais (a NFS-e é um documento emitido e armazenado eletronicamente em sistema próprio da Prefeitura);
  • dispensa de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) para a NFS-e; Emissão de NFS-e por meio da internet, com preenchimento automático dos dados do tomador de serviços, desde que conste da base de dados do sistema;
  • geração automática da guia de recolhimento por meio da internet; Possibilidade de envio de NFS-e por e-mail; Maior eficiência no controle gerencial de emissão de NFS-e.

Em resumo, é fundamental entender quais são as características que envolvem o ISS e o cancelamento de nota fiscal. Assim, quanto melhor for o seu entendimento sobre o assunto, menores são as chances de ter em uma possível futura necessidade de cancelamento do documento.

Como fazer o cancelamento de nota fiscal sobre serviço?

É perfeitamente possível realizar o cancelamento de uma NFS-e pelo sistema. Porém, é preciso observar as condições dessa nota.

Antes do recolhimento do ISS, o prestador de serviços poderá cancelar a NFS-e desde que não tenha ultrapassado o prazo total de seis meses contados da data de emissão da nota. Se a NFS-e estiver vinculada em uma guia de recolhimento (não paga), a referida guia deverá ser cancelada.

Após isso, é feito o cancelamento da NFS-e, de fato. Caso o recolhimento do ISS seja de responsabilidade do tomador do serviço (opção ISS Retido), será o tomador quem deverá cancelar a guia de recolhimento.

Powered by Rock Convert

Contudo, caso o ISS já tenha sido recolhido, o cancelamento do documento fiscal só poderá ser realizado por meio de um procedimento administrativo. Para este tipo de expediente, faz-se necessário agendar o atendimento de forma prévia e apresentar alguns documentos, conforme veremos mais adiante.

A unidade responsável pela operação de cancelamento de NFS-e é a Subsecretaria da Receita, encontrada no Departamento de Fiscalização de empresas.

Outro fator ao qual é importante estar atento é se o serviço foi ou não prestado. Isso porque o fato gerador do ISS é a realização do serviço. Dessa forma, se a prestação do serviço não chegou a acontecer, não há imposto para ser recolhido e a NFS-e poderá ser cancelada.

Agora, se o serviço chegou a ser prestado, o imposto precisará ser pago mesmo que o tomador não tenha realizado o pagamento da nota de serviço para o prestador. Isso impossibilita o cancelamento da NFS-e.

Quais são os documentos necessários para o cancelamento?

Antes de conferir os documentos necessários para o cancelamento de NFS-e após o recolhimento do ISS, é importante frisar que a solicitação do cancelamento deve ser realizada até o dia 10 do mês corrente. Além disso, os órgãos responsáveis têm até 30 dias corridos para processar o pedido.

Como cada prefeitura segue um regulamento e uma legislação próprios, é preciso se manter atento ao processo da cada município para o cancelamento da NFS-e. Em geral, você precisará apresentar os seguintes documentos:

  • a requisição digital pelo serviço prestado;
  • uma declaração da empresa, explicando o motivo do cancelamento;
  • as notas fiscais canceladas;
  • a nota fiscal de serviço para substituir a cancelada, quando houver;
  • uma declaração do titular da pasta, com cópia do RG, se o tomador de serviços for órgão público.

Com os documentos em mãos, conseguimos dar entrada no processo de cancelamento de nota fiscal. Entretanto, há grandes ressalvas que devemos entender sobre o processo, como quem pode e quando pode ser feito o cancelamento, quais são as possíveis falhas e quando não é possível fazer esse processo. Vamos lá entender!?

Em quais situações a nota fiscal pode ser cancelada?

Como foi dito, a NFS-e com recolhimento do ISS é um pouco mais complicada de cancelar e depende de um processo administrativo. Considerando todas as informações já conferidas aqui, se a sua empresa estiver em dia com as regras e obrigações, basta dar entrada no processo e aguardar a análise dos órgãos legais.

Portanto, repassando, para cancelar a nota fiscal em que já houve recolhimento de ISS é preciso que:

  • não tenha havido a prestação do serviço;
  • a nota não esteja incluída em Parcelamento Tributário;
  • os documentos listados sejam apresentados;
  • os prazos sejam respeitados.

Ao final de todo o processo, caso a análise seja positiva e o cancelamento aprovado, será emitido um aviso informando o devido cancelamento da nota.

A atenção aos detalhes no momento de buscar o cancelamento de NFS-e quando há o recolhimento do ISS é algo muito relevante para a saúde financeira do negócio. Com isso, tanto as empresas quanto os profissionais autônomos deixam de recolher valores indevidos, podendo destinar esses recursos a outros investimentos.

Em quais situações não pode ser feito o cancelamento de nota fiscal?

Assim como existem situações únicas que podem ser liberadas, o cancelamento de nota fiscal, em outras, é totalmente impossível de ser feito. Mas antes de mais nada, precisamos entender o porquê não é possível.

Como adiantamos anteriormente, é preciso que o ISS não tenha sido recolhido, o empresário deverá ter até seis meses para fazer a solicitação de cancelamento de NFS-e. Ou seja, caso esse prazo tenha sido ultrapassado ou o ISS tenha sido recolhido, não será possível fazer a solicitação.

Caso ele já tenha sido recolhido, será necessário abrir um processo administrativo para trazer uma explicação do cancelamento. Entretanto, essa solicitação pode ser ou não aprovada.

Outro caso que impede o cancelamento são casos de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas incluídas em Parcelamento Tributário (PPI ou PAT). Nesse tipo de situação, nem um processo administrativo permite o cancelamento.

Quais são os principais erros ligados ao cancelamento de nota fiscal?

Mesmo com a modernização em todos os processos ligados à nota fiscal eletrônica, ainda existem diversos erros ligados ao processo de cancelamento de um documento como este. Uma NFS-e com falhas nos dados pode acabar resultando no recolhimento incorreto de impostos – seja para mais ou para menos. 

Por esse motivo, o cancelamento deve seguir os processos padrões para evitar problemas futuros com o fisco. Erros podem caracterizar fraude e você provavelmente não quer isso para o seu negócio. Assim conheça os erros mais cometidos no mercado e veja quais são as consequência deles:

Falta de padrão de organização

Quem trabalha com documentos fiscais, sabe que é fundamental fazer corretamente o processo de organização desses materiais. Eles devem ser feitos com cautela. Existem diferentes formas de catalogação, como a natureza, por clientes, por período, entre outros.

Somente com esse cuidado, conseguimos organizar corretamente para um cancelamento. Em breve falaremos sobre a importância do cuidado da informação imprimida no documento. Sendo assim, realizar corretamente o processo de organização das notas fiscais evita que façamos erradamente a inclusão de informações das notas.

Desconhecimento dos prazos para armazenamento

Outro processo que é muito recorrente em gestão de contratos, é desconhecer quais são os prazos ligados ao armazenamento de informação. Eles não devem passar de seis meses antes do cancelamento.

Quando o prazo é extrapolado, fica muito mais difícil de conseguir autorização dos órgãos competentes para concretizar o cancelamento.

Informações incorretas

Uma das etapas do cancelamento da nota fiscal é o cálculo dos impostos envolvidos com o processo. Assim, um erro muito comum é incluir incorretamente os valores ligados ao imposto. Em caso de vendas corporativas, podem inviabilizar a venda e, consequentemente, a insatisfação do consumidor. Além de também tornar o processo de entrega mais difícil.

Um bom processo de cancelamento de nota fiscal é aquele que conhece todos os processos ligados a ele. Ter soluções como softwares e bom suporte contábil auxilia que o cálculo seja feito corretamente.

Vale ressaltar que as informações sobre o cliente que é proveniente do recebimento do produto e/ou serviço, devem ser incluídas corretamente. Além de gerar problemas para o seu negócio, pode gerar para ele. E sabendo da importância de ter um bom relacionamento com cliente, devemos evitar ter qualquer desgaste emocional com essas organizações ou pessoas envolvidas.

A ideia é que devemos evitar ao máximo possível fazer o cancelamento de uma nota fiscal, mas caso seja necessário, é preciso que todos os cálculos sejam feitos corretamente. Mas não somente ele, todas as informações na justificativa do cancelamento devem ser completas, evitando assim problemas futuros.

Emissão de forma manual

Outro erro fato, mas não somente ao cancelamento, mas até mesmo a emissão da nota fiscal é ela ser feita manualmente. Quando seguimos nesse formato, elevamos severamente as chances de erros. 

E é justamente por esse motivo que o Brasil passa por um processo contínuo de modernização de notas fiscais. Elas são executadas com soluções que facilitam o processo de emissão e cancelamento, levantando todas as informações importantes para o fisco.

Falta de cópias de segurança

Em todos os casos, é fundamental que uma empresa tenha cópias de segurança das suas notas, bem como do seu cancelamento. Em casos de necessidade de uma auditoria, será tudo mais simples de ser feito.

Esse tipo de cuidado resguarda a empresa não somente em auditorias internas ou externas, mas também para revisão de envio de informações para os órgãos regulamentadores de notas fiscais.

Como é possível saber se a nota fiscal está de acordo com as normas?

Para que seja possível entender a viabilidade de cancelamento de uma nota fiscal, é fundamental contar com um suporte contábil. Empresas especialistas nesses assuntos oferecem soluções estratégicas para evitar que erros como esse sejam feitos.

Mas não somente isso, mas conseguir auxiliar todos os seus processos legais ligados a notas fiscais. Isto é, além do cancelamento, mas emissão, armazenamento, declaração, entre outros aspectos.

Como a tecnologia pode ajudar a evitar erros comuns?

Como listamos ao longo do material, existem muitos erros ligados à gestão de notas fiscais e, principalmente, ao cancelamento delas. São erros considerados severos que podem levar à perda de clientes, como processos fiscais e pagamentos de multas.

Além do suporte de uma empresa especialista em serviço de gestão contábil, tecnologias, como softwares e inteligência artificial auxiliam nos processos ligados ao documento. Evitamos erros comuns que levam aos problemas ligados ao cancelamento são substituídos por soluções eficientes que elevam os processos contábeis.

Agora que você já sabe o que é ISS, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e como efetuar seu cancelamento em caso de recolhimento de ISS, que tal aprender ainda mais? Assine a nossa newsletter, receba nossos conteúdos diretamente no seu e-mail e fique por dentro de todas as novidades!

E aí, o que você achou sobre esse material completíssimo sobre cancelamento de notas fiscais? Ficou com alguma dúvida? Como é feito o processo de cancelamento na sua empresa? Deixe um comentário para nós para que possamos entender se existe ou não alguma dúvida sobre o assunto.

Com quase 65 anos de atividades no mercado brasileiro, a IRKO atua junto a empresas nacionais e multinacionais de diferentes portes e segmentos. Contamos com aproximadamente 400 colaboradores em nossas diversas operações e empresas, atendendo mais de 600 clientes. Nossas operações em São Paulo, Campinas e Rio de Janeiro oferecem um leque de serviços em Outsourcing e nossa empresa IRKO Hirashima, com sede em São Paulo, oferece serviços em Consultoria e Auditoria. O Grupo Irko é associado da SMSLatinoamérica, rede credenciada junto ao Fórum das firmas do IFAC

 

Posts relacionados

Deixe um comentário