Final de ano chegando! Aproxima-se o momento de encerramento das demonstrações financeiras anuais, tão aguardadas por diversos usuários de suas informações. Neste momento é muito importante fazer alguns lembretes aos preparadores de demonstrações financeiras, quais sejam:
1. COVID-19 – IMPACTOS E DIVULGAÇÕES
Todas as empresas do mundo foram impactadas pela pandemia, algumas em maior escala, outras em menor escala, algumas positivamente e muitas negativamente. No encerramento das demonstrações financeiras de 31 de dezembro de 2019, muitas empresas fizeram divulgações suscintas acerca dos impactos esperados da pandemia, pois naquele momento as incertezas relativas ao tema eram muito grandes de fato. Passado o ano de 2020, muitos impactos certamente já se materializaram e outros são mais previsíveis e, portanto, uma divulgação apropriada em relação ao assunto é esperada por parte do mercado em geral. Quais foram os impactos nas vendas? Negócios foram descontinuados? Indicativos de impairment surgiram em decorrência da pandemia e da crise ocasionada por ela? As perdas verificadas são temporárias ou permanentes? Algum registro contábil extraordinário se mostrou necessário? Após todos estes meses de experiência com o evento Covid-19, quais as expectativas de futuro para a empresa?
- Estas perguntas precisam ser respondidas pelas empresas por meio de adequadas divulgações em suas demonstrações financeiras anuais e por meio do relatório da administração.
2.DELIBERAÇÃO DE DIVIDENDOS E DESTINAÇÃO DOS LUCROS
Outra dica importante para o encerramento das demonstrações financeiras de 2020 é o tema da deliberação de dividendos e destinação dos lucros. O ano de 2020 foi atípico, e isso ninguém discute. Diante das diversas dificuldades enfrentadas pelas empresas neste ano, não é incomum que muitas delas decidam fazer retenção de todo seu resultado (não pagar dividendos) ou deliberar dividendos menores do que os usuais. Ocorre, no entanto, que tanto a legislação societária brasileira quanto os contratos sociais e estatutos sociais das empresas determinam, ou podem determinar (no caso dos contratos sociais e estatutos sociais), o pagamento de um dividendo mínimo obrigatório.
Para que não aconteça o provisionamento destes dividendos mínimos, é muito importante que os sócios da empresa e/ou órgãos competentes se reúnam ainda em 2020 e façam tal deliberação por meio de reuniões formais, pois caso contrário, valerá a legislação societária e os contratos/estatutos sociais. Reuniões desta natureza, efetuadas após 31 de dezembro de 2020, não terão efeito “retroativo” para 2020, motivo pelo qual é muito importante que tais deliberações ocorram de forma tempestiva, ou seja, antes de 31 de dezembro de 2020.
3. CLÁUSULAS RESTRITIVAS – COVENANTS
Também em linha ao item anterior, é possível que cláusulas restritivas tenham sido quebradas em decorrência da crise. Caso a administração queira manter seus passivos financeiros vinculados a cláusulas restritivas quebradas no passivo não-circulante, as cartas de waiver também precisam ser obtidas antes do final do exercício. Waivers obtidos em 2021, ainda que referentes a 2020, não terão efeitos para fins do encerramento das demonstrações financeiras de 31 de dezembro de 2020.
4. ESTIMATIVAS CONTÁBEIS
Outro tema de grande relevância para o encerramento das demonstrações financeiras são as estimativas contábeis. Provisões diversas, por exemplo, tem como base de constituição as estimativas feitas pela administração, que muito embora subjetivas em muitas vezes, precisam ser adequadamente documentadas, feitas com base na melhor informação disponível e alinhadas aos diversos pronunciamentos contábeis brasileiros e, por muitas vezes, aos pronunciamentos contábeis internacionais também. Além da observância às normas contábeis aplicáveis, outras providências precisam ser tomadas pela administração neste contexto. Alguns exemplos: i) A constituição da provisão para créditos de liquidação duvidosa demanda certos controles para sua adequada mensuração; ii) As provisões para contingências tributárias, cíveis e trabalhistas devem ser registradas e/ou atualizadas com apoio dos consultores jurídicos e/ou departamento jurídico; iii) Provisões atuariais normalmente demandam apoio de especialistas; iv) Revisão da vida útil remanescente do ativo imobilizado, a ser efetuada ao menos uma vez a cada exercício; v) Testes de impairment para ativos de vida útil indefinida e para outros ativos que apresentem indicativos de impairment; vi) Valor justo de instrumentos financeiros apoiado por especialistas, entre outras.
De forma geral, para todas as estimativas a serem feitas pela administração e julgadas relevantes no contexto da preparação das demonstrações financeiras anuais, existe a expectativa de que haja uma adequada divulgação em notas explicativas e documentação apropriada, seja por meio de memorandos técnicos internos e/ou em relatórios a serem obtidos com especialistas.
5.AUDITORIA DE DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS
E por fim, uma outra providência que demanda adequado planejamento por parte da administração é a auditoria de suas demonstrações financeiras. A contratação tardia dos auditores independentes, por exemplo, certamente dificultará a conclusão do trabalho e, consequentemente, a emissão das demonstrações financeiras completas dentro dos prazos previstos. Algumas demandas que tomam tempo considerável na execução da auditoria são: i) Circularização de saldos, uma vez que sua conclusão não depende exclusivamente de ação da administração; ii) Inventário físico dos estoques, e eventualmente, do ativo imobilizado; iii) Auditoria do ambiente de tecnologia e segurança da informação; iv) Organização de todas as fases relativas aos testes documentais por parte dos auditores, que incluem entrega tempestiva da documentação, arquivos magnéticos, esclarecimento de dúvidas, etc.; v) Envolvimento de especialistas dos auditores para apoio na auditoria de provisões atuariais, tributárias e valor justo de instrumentos financeiros, entre outros.
Um planejamento adequado e antecipado da auditoria ajuda, em muito, no cumprimento do cronograma de divulgação das demonstrações financeiras anuais. Além disso, os auditores normalmente demandam ações por parte da administração que, por muitas vezes, podem estar totalmente fora do radar dos preparadores de demonstrações financeiras.
O fechamento de balanço anual é uma ferramenta de gestão valiosa. Deve ser realizada por profissionais especializados na área contábil e fiscal. Assim, a empresa evita os erros e os problemas com a fiscalização, além de reunir informações confiáveis para a tomada de decisões.
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