Organização, transparência e economia. Da forma como percebemos, esses são três pilares importantes para uma boa gestão, capaz de alavancar o crescimento da empresa com segurança e previsibilidade. Por isso, aproveitamos o tema para elaborar este post especial sobre o controle de contas.
A nossa intenção é demonstrar os impactos positivos dessa prática sobre as suas rotinas, esclarecendo esse conceito, sua importância e implementação. Portanto, venha conosco para mais uma leitura de conhecimento gerencial, sofisticando as suas técnicas de gestão!
A importância do controle de contas
Primeiro, é importante entender o objeto dessa discussão. O controle de contas nada mais é do que uma rotina de gestão financeira dedicada a monitorar o fluxo de caixa de sua operação, combinando a noção das receitas, gastos, datas, cenários e processos.
No fim das contas, o objetivo desse controle é ampliar sua previsibilidade gerencial, tornando a administração do caixa mais segura e robusta, sem vulnerabilidades causadas por gastos inéditos ou custos não contabilizados previamente — por negligência, desatenção ou imprevisibilidade.
Sendo assim, um bom controle é algo determinante para a saúde financeira e operacional das empresas que, sob uma gestão eficiente, não correm o risco de paralisar suas atividades por insuficiência de caixa ou qualquer outro obstáculo do tipo.
Dito isso, é importante conhecer os quatro elementos que estruturam uma boa gestão: a transparência, o planejamento, a análise e a correção. Entenda!
Transparência
A começar pelo fator mais importante de todos. Afinal, sem transparência, não há confiabilidade no levantamento dos valores, portanto, colocando em risco todos os relatórios e planejamentos elaborados sobre informações incorretas.
Planejamento
Em um segundo instante, é necessário estruturar uma grande cadeia de ações, definindo a orientação correta de cada abordagem, pagamento, saque ou afins. O objetivo desse planejamento amplo que, passa pela elaboração do plano de contas, é otimizar a estratégia financeira da empresa, minimizando riscos, erros, atrasos, custos, perdas e problemas.
Análise
Após as duas etapas anteriores, chega a fase de monitoramento. Com as ações planejadas postas em prática, é o momento de acompanhar a eficiência dessas abordagens, analisando o aumento de produtividade, a redução de prejuízos ou até mesmo o inverso.
Afinal, nem sempre uma nova estratégia de pagamentos ou alocação de recursos se demonstrará mais vantajosa do que a atual. Nesses casos, é importante utilizar a etapa de análise para supervisionar a incidência de novos erros e gargalos.
Correção
Após identificar o desperdício de recursos ou qualquer outra falha prática durante a operação, o gestor deve aplicar correções pontuais e isoladas, ajustando apenas aquilo que merece revisão e preservando bons resultados. Isso pode ser observado na produtividade da equipe e no aproveitamento dos demais recursos — financeiros, humanos ou temporais.
A implementação desse controle
Agora que você entende a importância do controle para o crescimento sustentável de sua empresa, conheça as principais etapas para implementá-lo em sua operação. Em comum, todas as nossas sugestões podem ser realizadas com baixo custo, sendo uma estratégia econômica desde a sua implementação. Veja!
Faça um planejamento consistente, amplo e de longo prazo
Como já destacamos acima, o planejamento financeiro exige um esforço colaborativo de várias áreas, além do emprego da transparência para que todas as projeções, cenários e simulações sejam condizentes com a realidade do negócio.
A fim de implementar um controle de contas escalável e que possa ser acompanhado a partir de sua instalação, é importante considerar um alto nível de detalhe, compilando todas as despesas fixas da empresa e sempre considerando o espaço para os custos variáveis.
O objetivo disso é conquistar um fluxo de caixa com maior previsibilidade, de maneira que você consiga antecipar o seu ano fiscal sem ter atravessado. Logicamente, como toda estimativa, ela está sujeita a mudanças quando confrontada pela realidade cotidiana.
Um exemplo disso é a colisão das expectativas que muitos tinham para o ano de 2020 antes de serem confrontados pela pandemia. Apesar de uma situação como essa não poder ser antecipada, um controle de contas minucioso traz a disciplina necessária para manter uma operação enxuta, com um balanço patrimonial sólido, além de reservas e estratégias de enfrentamento contra períodos emergenciais.
Organize arquivos, processos, tarefas e responsabilidades
Como todos sabemos, o bom aproveitamento de recursos vai muito além do uso correto do dinheiro em caixa. Afinal, o bom gestor deve otimizar o aproveitamento da competência e do tempo de seus funcionários, automatizando tarefas redundantes e delegando a atenção dos colaboradores a atividades mais determinantes para o sucesso da operação.
Nesse sentido, a organização é um valor complementar ao planejamento, pois facilita o acesso a documentos, atribuição de tarefas, supervisão de responsabilidades, comunicação entre diferentes setores e o resultado geral entregue pela equipe. Também nessa fase, podemos incluir a definição de metas viáveis, capazes de estimular o desempenho do time.
Invista tempo e recursos em auditorias
Em comum, tanto auditorias externas como internas serão capazes de entregar uma visão mais analítica da sua operação, identificando excessos, desvios, falhas ou gargalos de maneira mais imparcial e comprometida com a realidade.
Nesse sentido, você pode fazer isso com a ajuda de um auditor interno, realizada por um profissional isento e que não seja subordinado a ninguém de quem avaliará o trabalho. Em um segundo caso, apostar na isenção máxima, contratando a expertise de um time de auditoria externa, contando com um distanciamento crítico ainda maior na hora de realizar a análise.
Adote ferramentas e soluções tecnológicas
Sinceramente, não importa a sua área de atuação: a tecnologia pode ajudar sua empresa a se sair melhor. Nesse sentido, incentivamos a adoção de plataformas que tragam ainda mais visibilidade para o acompanhamento da sua contabilidade. Com isso, é possível entender de maneira mais intuitiva e prática a proporção na qual os seus recursos são destinados a custos tributários, novos investimentos, pagamento de dívidas e afins.
A importância de uma boa consultoria contábil
Para alcançar todos os benefícios entregues por uma boa gestão, é fundamental contar com a ajuda de especialistas da área contábil. É por meio da participação desses profissionais que você poderá absorver práticas e correções importantes para a sua gestão na elaboração de balanços, demonstrativos, cenários de risco, simulações, consultorias e afins.
É com tudo isso em mente que podemos nos apresentar como uma referência na solução desses dilemas. Afinal, o Grupo IRKO, uma boutique de serviços profissionais, compila mais de seis décadas no mercado da contabilidade, combinando a experiência de mais de 450 profissionais, distribuídos em quatro escritórios pelo Brasil.
Enfim, toda essa expertise carrega o diferencial do amplo conhecimento tributário e legislativo do cenário brasileiro, de modo que sempre contaremos com a estratégia certa para a sua operação, incluindo o controle de contas.
Aproveite o momento e saiba hoje como implementar excelência no seu controle de contas. Basta entrar agora em contato com a nossa equipe!
