É SPED Contábil, SPED Fiscal, SPED de Contribuições, eSocial, fechamento do mês, preocupação com e-Financeira, cada ano é uma novidade para nós contadores, por isso resolvemos pensar em algumas dicas e ferramentas para conseguirmos manter nossa produtividade em alta, sempre.
Cerque sua empresa de pessoas boas, pois com pessoas ruins não trocamos nem uma lâmpada
Seus colaboradores são o início de todo o seu processo de produção, é através deles que as tarefas propostas são concluídas. Por isso, é importante que você tenha profissionais adequados e comprometidos e que se possível tenham uma boa experiência no posto. Outro jeito é o treinamento, novas técnicas de produtividade e mesmo de especialização em alguns processo ajuda e muito na hora de ser mais produtivo.
Tecnologia
Pesquise e avalie formas tecnológicas que te ajudem nas tarefas. Procure por aplicativos e softwares que possibilitam o ganho de tempo e um maior número de tarefas sendo realizadas no mesmo dia, além do controle de todas essas tarefas. Abaixo temos algumas dicas de aplicativos e plataformas que podem te ajudar, a boa notícia é que algumas delas são grátis.
Infortask
Esse é um gerenciador de tarefas criado para qualificar o fluxo de trabalho e elevar a produtividade. A proposta é de ter controle total sobre as tarefas a partir da computação em nuvem. Tudo funciona de forma online, sem depender de planilhas ou de e-mails.
Acessado por computadores, celulares e tablets, o aplicativo permite, entre outras funções, criar e gerenciar atividades, agendar reuniões, organizar documentos, encaminhar propostas e orçamentos. Além disso, essa é uma das ferramentas de produtividade que permite o teste grátis.
Runrun.it
Sistema de gestão do trabalho, essa ferramenta permite gerenciar projetos e tarefas de forma fácil. Entre outros recursos, traz indicadores de performance, integração entre aplicativos e permite a gestão de custos por cliente.
Também com funcionamento online e acesso multiplataforma a partir da computação em nuvem, o aplicativo tem soluções específicas para diferentes nichos. Entre eles, consultorias, como é o caso de empresas contábeis.
Evernote
Se você é adepto do home-office na contabilidade e mantém uma equipe remota, contar com essa ferramenta pode ser indispensável para a maior produtividade. Para entender do que se trata, pense em um quadro de recados digital, mas que vai muito além do bloco de notas.
É um recurso completo para organização de documentos, com armazenamento em nuvem. Através do aplicativo, é possível criar e gerenciar notas, tabelas, listas de verificação, anexos e gravações em áudio, permitindo a divisão por assuntos e projetos.
Trello
Você ainda cola post its no computador para lembrar tarefas e controlar o atendimento a elas? Se a resposta for positiva, está na hora de usar a sua versão digital, os cards do Trello.
Com interface bastante fácil e intuitiva, você pode dividir as atividades por blocos, conforme o assunto, etiquetá-las para o melhor controle, estabelecer prazos, designar membros responsáveis por cada projeto e acessar tudo isso de qualquer lugar, a qualquer tempo.
Asana
Se você não se adaptar ao Trello, tente o Asana, e vice-versa. As duas ferramentas de produtividade são bastante parecidas, ao menos nos recursos oferecidos. Você pode utilizar para criar e acompanhar projetos do escritório.
Um recurso interessante é a possibilidade de utilizar um chat para aprimorar a comunicação entre o time. É uma forma de trocar informações e de dividir documentos sem precisar encaminhar e-mails com vários colaboradores em cópia.
Toggl
Se o seu principal problema é de organização do tempo, essa é uma das melhores ferramentas de produtividade. Entre os seus recursos, ela registra o tempo de duração de cada tarefa realizada ao longo do dia. A partir daí, é possível gerar um gráfico para análise, identificando aquilo que mais toma o seu tempo.
Ao implantar o sistema na sua empresa, é possível estender esse controle e essa forma de organização a toda a equipe, já que seu funcionamento é também online, com acesso via computador ou dispositivos móveis.
Especialize-se
Com o número de empresas de contabilidade que existem atualmente, a concorrência é muito grande. Sendo assim, trabalhar abertamente para qualquer tipo de cliente é muito arriscado. Se você escolher um segmento específico, o número de concorrentes diminui, enquanto a sua empresa começará a ser vista como um escritório de contabilidade ideal para um dono de uma mecânica, por exemplo, o que acaba deixando a sua empresa mais confiável para esse público.
Organize as tarefas do escritório
Crie um cronograma de tarefas e as organize para cada setor, assim fica mais fácil observar o que está sendo feito e que tipo de trabalho está tendo problemas. Além disso, com as tarefas organizadas, os colaboradores podem focar em algum desafio que possa atrasar ou gerar problemas para o escritório e resolver de forma tranquila e natural.
Prazos e metas
Com datas estabelecidas para as tarefas, todos os funcionários ficarão mais centrados para cumprir o prazo e entregar corretamente o que foi proposto. As metas incentivam a produção, pois quando atingidas, demonstram a competência de cada pessoa que está trabalhando no caso, gerando uma maior produção. É interessante também criar metas em relação às necessidades das empresas dos seus clientes, assim você trabalha em cima de prazos e não deixa nenhum detalhe importante para trás.
