Os cuidados com despesas são determinantes para controlar o índice de endividamento geral, bem como para aumentar os lucros sem gerar novas receitas. Logo, a redução de gastos deve ser uma prioridade constante para as empresas, ainda mais em uma situação de crise.
Uma forma inteligente de aumentar o lucro sem aumentar as vendas é reunir criatividade, planejamento e muita mão na massa para fazer os recursos renderem mais. Tudo isso sabendo dosar a necessidade de reduzir despesas com os impactos na qualidade de produtos e serviços.
Logo abaixo, reunimos boas práticas para você colocar em pauta e avaliar a implementação com a sua equipe. Continue a leitura para conhecer algumas técnicas que vão te ajudar a exercer um controle mais efetivo sobre as finanças e aumentar a lucratividade!
Analise a situação atual
Inicialmente, é importante entender como a organização foi afetada pelo contexto de crise e qual é o seu posicionamento atual. A auditoria externa pode ser bastante útil nesse sentido, permitindo avaliar criteriosamente as práticas adotadas e levantar os pontos de melhorias, com base em metodologias técnicas.
Outra prática interessante é aplicar a análise 5C da situação. Com essa ferramenta, entendemos o ambiente da empresa a partir da análise de cinco perspectivas:
- companhia — cultura, processos de gestão, forças, fraquezas, finanças etc.;
- colaboradores — fornecedores, funcionários, parceiros etc.;
- clientes — consumidores dos produtos e serviços, seus critérios de compra, canais de comunicação etc.;
- concorrentes — empresas que disputam o mesmo segmento direta ou indiretamente;
- contexto — condições econômicas, jurídicas, ambientais etc.
Procure entender as consequências da crise em cada área e quais são os problemas gerados para a empresa. Com isso, o desenho da situação atual estará mais claro, facilitando o entendimento do quão necessário é a redução de gastos.
Corte desperdícios
Uma segunda medida importante é minimizar o desperdício, uma vez que as despesas dentro dessa categoria podem ser reduzidas sem impactos à entrega de valor da empresa. Duas ferramentas são importantes: o Diagrama de Ishikawa e o benchmarking.
Diagrama de Ishikawa
O diagrama de Ishikawa é uma metodologia para investigar as causas de um problema interno. Nele, o problema — que, nesse caso, será o desperdício — é colocado na ponta de um diagrama de peixe, e o gestor avalia seis áreas em que as razões do mau desempenho podem estar localizadas. Os chamados 6M são os seguintes:
- método — os modelos de trabalho adotados;
- máquina — a tecnologia utilizada pela empresa;
- mão de obra — os conhecimentos, habilidades, atitudes e julgamentos dos colaboradores;
- medida — as decisões implementadas pela gestão;
- material — os insumos e matéria-prima;
- meio ambiente — a influência do contexto da organização.
Um exemplo comum é desperdiçar recursos porque os processos são ineficientes (método), outro é pagar mais caro que os concorrentes pela mesma matéria-prima (material) e um terceiro é a falta de qualificação dos colaboradores (mão de obra).
Benchmarking
Ao aplicar o diagrama, é importante ter informações sobre as práticas das melhores empresas do mesmo segmento ou que lidam com desafios parecidos. Assim, os gestores conseguem avaliar a distância da organização em relação aos modelos de sucesso e levantar potenciais melhorias.
Bastante mencionada como case para gestão de produção, uma fabricante japonesa do setor automotivo utiliza como premissa reduzir os estoques e produzir apenas o necessário para atender à demanda dos clientes. Você não precisa adotar especificamente esse modelo, mas deve buscar inspirações que façam sentido com o negócio da sua organização.
Otimize os processos
A otimização é o estágio em que o processo tem a melhor relação possível entre entradas e saídas. Assim, dentro da busca por reduzir gastos, quanto mais próximo desse patamar, melhor será o desempenho da organização.
Geralmente, a otimização é perseguida com a aplicação de modelos de gestão que tornem os processos conhecidos, controlados e melhorados continuamente. É comum se falar em maturidade para definir as diferentes etapas até chegar a esse ponto de máxima eficiência na gestão.
Para perseguir esse resultado, você também pode usar o diagrama de Ishikawa para mapear, dentro dos componentes dos processos da empresa, quais são os elementos com maior impacto nas despesas. Também é importante adequar os processos ao ciclo PDCA:
- planejar — desenho do processo;
- executar — implementação do plano;
- checar — monitoramento das atividades;
- agir — medidas corretivas e padronização de acertos.
Perceba que as medidas para reduzir gastos serão continuamente melhoradas com o feedback obtido após o período de execução do que foi planejado.
Use a tecnologia a seu favor
A aplicação da tecnologia é provavelmente a maneira mais efetiva de reduzir custos, pois realiza uma transformação profunda dos setores e atividades. Podemos levantar inúmeras ações com potencial de redução de gastos:
- automação de processos;
- paperless, ou seja, a digitalização completa para eliminar o uso de papel e os custos causados por atividades analógicas;
- robôs de atendimento em chats, SAC, e-mail etc.;
- uso do EAD na educação corporativa.
Um cuidado especial quando pensamos em reduzir gastos é o software de gestão, especialmente a tecnologia utilizada na classificação das contas e controle dos processos financeiros.
É importante ter total conhecimento do fluxo de trabalho, recursos consumidos, aprovação de orçamentos, emissão de relatórios etc. Afinal, sem conhecer os gastos a fundo, é praticamente impossível mensurar os impactos das medidas e avaliar as decisões financeiras.
Considere a terceirização
A terceirização também é uma estratégia relevante de redução de gastos. A ideia é focar os esforços no core business da empresa, deixando a prestação de serviços internos para fornecedores especializados.
Departamentos financeiros, por exemplo, terão muito menos recursos para investir em inovação, tecnologia e qualificação do que uma consultoria — que tem o setor como atividade principal. Logo, terão uma eficiência de processos, que afeta desperdícios e gastos, consideravelmente menor.
Nesse sentido, o capital intelectual da terceirizada entrega reduções de gastos diretas e indiretas. No primeiro caso, temos a melhoria do próprio setor terceirizado, enquanto no segundo, os reflexos de um suporte mais eficiente às demais áreas do negócio.
Engaje a equipe a reduzir custos
A economia deve se tornar um elemento da cultura organizacional, engajando os colaboradores a reduzir custos. As práticas para tirar esse resultado do papel são bastante variadas:
- adotar campanhas de marketing interno contra desperdícios e promovendo a economia;
- aplicar treinamentos para desenvolver competências ou qualificações específicas sobre a economia de recursos;
- conceder benefícios de acordo com metas de economia alcançadas;
- fazer reuniões com os líderes sobre a importância da redução de gastos.
O engajamento dos colaboradores, vale ressaltar, será facilitado caso a empresa conte com líderes, e não apenas chefes nas posições-chave. Isto é, o efeito na cultura é muito maior se quem está à frente tem verdadeiras habilidades de relacionamento interpessoal e não se limita a cobrar com base na hierarquia.
Estabeleça metas claras
As metas são outro instrumento à disposição dos gestores para fazer a redução de gastos. O ideal é que, em um momento de crise, cada setor dê a sua contribuição em relação ao corte de despesas.
Esses marcos para as equipes são bastante flexíveis e podem ser utilizados em diferentes estratégias, como redução de horas extras, percentuais de melhoria no contrato com fornecedores e diminuição dos gastos com juros bancários.
Adote práticas sustentáveis
Um cuidado importante em todas as medidas apresentadas é ter equilíbrio e ponderar as consequências do corte de despesas. Por exemplo, ao buscar a melhoria do contrato com fornecedores, os insumos não podem perder qualidade ou isso prejudicará a proposta de valor.
Algo similar acontece com as decisões relacionadas aos colaboradores. Enquanto parceiros da empresa, os funcionários investem competências e esforço, em troca de salários, benefícios, perspectivas de crescimento etc. Logo, os cortes podem afetar o capital humano.
Nas áreas fiscal e contábil, o compliance é uma baliza que não pode ser deixada de lado ao se levantar formas de reduzir despesas. Por isso, se a empresa não conta com a inteligência para tomar boas decisões nessa área, é fundamental buscar uma consultoria externa.
Por fim, lembre-se de ser detalhista ao analisar o cenário atual para não ter falsas impressões sobre as oportunidades de minimizar os custos. Considere a relação entre esforço e resultado, concentrando as energias nos pontos de maior repercussão para o desempenho financeiro da empresa.
Com esses cuidados, você certamente conduzirá uma política arrojada de redução de custos, sem causar efeitos colaterais na proposta de valor, capital humano e compliance. Logo, dará uma grande contribuição para a empresa superar o momento da crise.
Para conhecer mais ferramentas para lidar com a crise, assine a nossa newsletter!
