Retomada da empresa: como fazer um plano de contingência na crise?

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A pandemia interrompeu a retomada da economia brasileira, em que as expectativas e as projeções eram bastante positivas. Agora, em meios a incertezas e dificuldades de caixa, precisamos de bom plano de contingência na crise para orientar ações e garantir a sobrevivência do negócio.

Como em situações normais o foco está no crescimento e nas oportunidades de negócio, nem sempre gestores e empresários têm experiência em atuar nos cenários adversos. Logo, é natural ter dúvidas e dificuldades sobre as ações neste momento.

Por isso, a seguir apresentamos como funciona o plano de contingência para que a sua empresa, independentemente do porte, mobilize os pilares do processo de retomada e tenha melhores condições para atravessar este momento. Continue a leitura!

Quais são os pilares da Gestão Empresarial para a retomada da empresa?

A crise trouxe um cenário não apenas de dificuldades financeiras, mas na oferta e demanda. O fechamento e a limitação de atividades presenciais trazem obstáculos à entrega de valor, que se soma à perda do poder de compra dos clientes.

Esse cenário atípico exige, antes de tudo, a criação de um comitê de crise, alinhando os esforços dos setores críticos para a retomada da empresa.

Gestão financeira

O primeiro setor a ser mobilizado é a gestão financeira, pois ocorre uma completa mudança em suas prioridades. A gestão de caixa e a readequação das despesas tornam-se temas centrais para manter o funcionamento e evitar uma possível falência.

Gestão de indicadores

O cenário adverso também requer uma aplicação mais intensa dos indicadores, com atualizações constantes dos índices financeiros, como receitas, custos, necessidades de caixa etc. Quanto maior a capacidade de monitorar o cenário, mais adequadas e rápidas serão as decisões em resposta às mudanças.

Controle da contabilidade

Outro cuidado relevante é acompanhar a situação patrimonial da empresa. Em uma crise, mais do que nunca a contabilidade exercerá um papel consultivo, propondo soluções, ajudando a desenhar cenário e projetando a demonstração de resultados do exercício.

Lucratividade

Embora lidar com o caixa seja a prioridade no cenário atual, os componentes da lucratividade são indicadores-chave na crise. Isto é, boa parte do trabalho consistirá em reduzir custos e buscar a preservação das receitas, olhando tanto o agora quanto as projeções para o futuro.

Gestão de Pessoas  e RH

Os departamentos de Recursos Humanos exercerão um papel central, porque a retomada passa por negociações, mudanças no trabalho e comunicações com os colaboradores. Ademais, o momento exige ações únicas em relação à saúde dos funcionários, com a aplicação de protocolos para minimizar riscos de contágio.

Setor jurídico

Por fim, os advogados serão bastante úteis para lidar com a crise. Muitas vezes, a possibilidade de encontrar soluções pela negociação alcança seu limite, obrigando a empresa a buscar medidas legais. Logo, é preciso contar com uma equipe técnica para propor e analisar a viabilidade das possíveis judicializações.

Por que é importante realizar um plano de contingência na crise?

Quando as projeções do plano de negócios não se confirmam e precisamos de mudanças para encarar o cenário, a excelência do plano de contingência é determinante. Com ele, coordenamos as ações das áreas críticas definindo os pontos-chave para estratégia de retomada:

  • construir cenários;
  • monitorar as mudanças e atualizar as diretrizes;
  • mobilizar recursos humanos e materiais;
  • distribuir responsabilidades para pessoas e setores;
  • definir um plano de ação;
  • acompanhar os resultados das ações implementadas.

Em muitas situações, o mais recomendável é buscar uma consultoria externa para definir a estratégia. Por ser uma situação fora do que os gestores estão acostumados, o conhecimento e a experiência de um profissional especializado podem evitar decisões equivocadas e ajudar na definição do melhor caminho.

Isso deve ser considerado, uma vez que os impactos desse plano estão ligados à capacidade de sucesso nos objetivos principais para superar a crise:

  • estabilizar o caixa e criar condições para sobrevivência da empresa;
  • antecipar imprevistos;
  • minimizar os impactos negativos da crise;
  • maximizar eventuais oportunidades.

As medidas exatas variam conforme o diagnóstico das receitas e despesas. Há organizações, como as que dependem de atividades presenciais no core business, que foram severamente afetadas. Ao passo que outras se mostraram mais resilientes, como as atividades essenciais e os negócios que podem usar recursos como delivery e home office.

Como colocar em prática o plano de contingência para enfrentar a crise?

Independentemente do porte, uma série de lições podem ser aplicadas ao plano de contingência na crise. A seguir, reunimos cinco medidas essenciais para ajudar sua organização a superar esse momento adverso.

Elimine despesas não estratégicas

Nesse momento, aquilo que não guarda relação com a manutenção da operação tende a não ser uma prioridade e deve ser alvo do plano de contingência. É o caso de investimentos e de planos de marketing que perderam o sentido com a retração nos negócios.

Pelo mesmo motivo, é importante pensar medidas relacionadas aos tributos. Aqui, trabalhe soluções com apoio do setor jurídico quando não houver proposta de suspensão de cobranças pelos governos.

Negocie condições com as partes interessadas

Tentar acordos para amenizar os custos também é uma saída — como aluguel, prazos de pagamento e condições de financiamento bancário.

Contudo, não basta o setor financeiro definir cortes indiscriminadamente. Deve haver uma profunda avaliação dos impactos no capital humano, na cadeia de fornecimento e na qualidade dos produtos e serviços.

Quanto aos colaboradores, priorize as soluções que protegem os empregos, especialmente as suspensões e flexibilizações trazidas nas medidas trabalhistas e suas atualizações. Pense que, no futuro, pode ser difícil repor bons profissionais. Além disso, o cuidado com as pessoas consolida uma cultura organizacional humanizada, com efeitos na lealdade e no engajamento dos profissionais.

Tome providências de proteção às pessoas

A pandemia também exige a adoção de protocolos de saúde tanto para os funcionários quanto para os clientes. Por isso, o plano de contingência deve prever esse cenário, bem como a aquisição de EPIs, de acordo com o modelo de trabalho que for autorizado para o segmento da empresa.

Preserve as receitas

Também é importante avaliar o impacto nas receitas e criar soluções junto aos clientes. Descontos e prazos estendidos podem evitar a perda de contratantes, mas a estratégia dependerá bastante do modelo de negócio e de como está estruturada a entrada de recursos na organização.

Monitore o fluxo de caixa

Um último cuidado é assumir o controle total sobre o fluxo de caixa, inclusive com a remoção de pagamentos em débito automático. É importante que os gestores possam aplicar os recursos conforme as prioridades definidas no plano, destinando os valores para as áreas essenciais da empresa.

Além disso, os setores críticos devem projetar o caixa para os próximos meses, atualizando diariamente conforme o cenário melhore ou piore para a organização. A velocidade de resposta é fundamental para minimizar os impactos negativos e aproveitar as oportunidades.

Com essas medidas, você terá mais ferramentas para avaliar os cenários, estipulando ações urgentes e efetivas. Logo, o plano de contingência na crise será mais efetivo, contribuindo para retomada das atividades nos próximos meses.

Para se aprofundar em cada um dos pontos mencionados, assista ao nosso webinar Plano de Contingência para salvar os negócios na pandemia!

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