O que são os indicadores de produtividade e como aplicá-los no negócio?

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0 trabalho dos gestores está cada vez mais embasado em evidências, estatísticas e relatórios. A intuição ainda é importante, mas hoje o protagonismo é dos indicadores de produtividade. Você se sente preparado para essa realidade?

Nossa experiência é de que os gestores ainda têm dificuldades para lidar com esse modelo. O desafio é identificar claramente o que medir e quais devem ser as consequências a partir dos resultados obtidos.

Por isso, assinalamos algumas boas práticas e exemplos que podem contribuir com o entendimento de indicadores de produtividade e aplicá-los na sua empresa.

Para entender os indicadores de produtividade

Os indicadores de desempenho revelam sinais vitais, como resultados, competências e qualidades. O que chamamos de produtividade é um desses desempenhos — a entrega de valor efetivada em determinado período.

Só se pode entender a produtividade se olharmos também para a qualidade e o esforço. Deve ser um paralelo. Na contabilidade, por exemplo, não nos preocupamos apenas com a quantidade de relatórios ou de planos de contas contábil, mas que esses planos também venham sem erros e no prazo. Não é assim?

A importância desses indicadores

Vemos que muitas pessoas logo associam indicadores à aplicação de medidas corretivas. Isso está correto, contudo, no caso dos indicadores de produtividade, existe um papel interessante de ser o ponto de partida para a engenharia reversa dos processos.

A partir da produtividade, olhamos para as partes anteriores do sistema. Por exemplo, ao perguntarmos por que os resultados estão baixos, enxergamos suas causas, relacionadas aos colaboradores, ao compliance, à matéria prima, à tecnologia etc.

Depois, com outros questionamentos, podemos especificar o problema: o porquê de haver profissionais improdutivos pode estar nos treinamentos, no clima organizacional ou na falta de motivação. Assim, o resultado sobre a produtividade pede uma análise mais elaborada.

Quais indicadores de produtividade analisar

O ideal é não se perder em uma série de números, mas focar nos indicadores que tenham a maior conexão com o sucesso da empresa. Minha recomendação é avaliar o peso da métrica, de acordo com o impacto nas metas do balanced scorecard.

Aquilo que tem mais impacto nas finanças, clientes, processos internos, aprendizado e crescimento tende a ser um indicador-chave. A seguir eu aponto alguns exemplos.

Área comercial 

É muito comum acompanharmos o total de vendas realizadas em certo período ou a quantidade de novos clientes. Ambos os indicadores são fáceis de levantar, pois basta registrar a contagem em certo período. Cabe manter em paralelo a atenção com a qualidade do serviço e a satisfação dos clientes.

Atendimento ao cliente

Já no atendimento, o churn rate aparece como boa opção, pois mede a manutenção do contrato com o cliente. O indicador corresponde aos cancelamentos divididos pelo total de contratos ativos, posteriormente, multiplicado por cem.

Logística 

Um exemplo para logística é a quantidade de entregas sem atraso. Aqui, usamos o percentual, obtido pela divisão do número de entregas pontuais pelas totais. Também é possível medir o OIT (on time and in full), que vai além do prazo e exige adequação ao pedido e ausência de danos.

Financeiro e contábil 

No departamento financeiro, o total de notas fiscais emitidas é um indicador importante. Já na contabilidade, temos os relatórios e a quantidade de folhas de pagamento emitidas, todos calculados pela contagem das unidades entregues.

O que fazer após analisar os indicadores de produtividade

Em todos os casos, comparamos produtividade esperada e realizada. Se acharmos algo abaixo, é hora de investigar os porquês e pensar em medidas corretivas. Já no caso de um desempenho dentro ou além das expectativas, investigamos em que estamos acertando, para estabelecer modelos de trabalho.

Às vezes, seremos forçados a alinhar expectativas e mudar metas que se mostraram inatingíveis. Isso fica mais visível em investimentos e crowdfunding, em que uma má avaliação gera a necessidade de reorganizar o projeto, mas tem aplicação geral.

Perceba que o principal ganho é a melhoria da tomada de decisão. Com métricas eficientes, entendemos quais são as consequências das nossas ações e o que pode ser feito para melhorar os resultados da empresa. Será muito positivo para sua organização começar ou melhorar os sistemas de indicadores de produtividade. Logo, procure aplicar as métricas, usando os exemplos e avaliando seu peso para os resultados da empresa.

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