Cancelamento de nota fiscal após recolhimento do ISS: como funciona?

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Na era digital, muitas transformações acontecem por meio da tecnologia. Não é diferente com a administração tributária, que hoje conta com o SPED — Sistema Público de Escrituração Digital —, responsável pela agilização de diversos processos, incluindo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

Mesmo assim, com tantas melhorias, ainda é possível que alguns erros aconteçam, como equívocos no lançamento de valores, erros de digitação, impostos mal calculados, indicação equivocada do tomador de serviços e de diversos outros casos. Quando isso acontece, deixar de lado não é uma opção: é preciso cancelar as notas fiscais, caso não seja possível fazer a substituição da nota ou fazer carta de correção, nos casos admissíveis.

No entanto, cancelar uma nota fiscal após o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços) exige um pouco mais de atenção. Para que fique mais fácil entender como fazer, preparamos o conteúdo de hoje, que explica como realizar um cancelamento de nota fiscal sobre serviço, quais são os documentos necessários para isso e em quais casos ela pode ser cancelada. Fique atento e boa leitura!

O que é ISS?

O Imposto Sobre Serviços (ISS), ou também Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), é um tributo recolhido pelo Distrito Federal e por todos os municípios do país. Por essa razão, a Lei Complementar 157/2016 estabeleceu que a alíquota mínima de 2% e a máxima de 5%, além de estabelecer que o imposto não será objeto de concessão de isenções, incentivos ou benefícios tributários ou financeiros, inclusive de redução de base de cálculo ou de crédito presumido ou outorgado, ou sob qualquer outra forma que resulte, direta ou indiretamente, em carga tributária menor que a decorrente da aplicação da alíquota mínima estabelecida.

Ele é cobrado tanto das empresas prestadoras de serviços quanto de profissionais autônomos que exercem as atividades consoante à Lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 2003, perpassando desde os segmentos de saúde até transporte e construção, por exemplo.

ISS e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente em sistema próprio das respectivas Prefeituras, com o objetivo de registrar as operações relativas à prestação de serviços. Sendo assim, ela é uma ferramenta tecnológica que tem o objetivo de aperfeiçoar o arrecadamento de impostos sobre as operações realizadas pelos contribuintes do ISS.

Nela, contém campos para preenchimento com algumas informações fornecidas pelo contribuinte e outras pelo fisco. Desse modo, depois de gerada, a NFS-e não pode ser alterada, apenas cancelada ou substituída.

Esse documento pode ser retirado por meio do site da prefeitura municipal e serve tanto para o cálculo do ISS quanto para o seu correto pagamento. O arquivo eletrônico possui validade idêntica à nota fiscal impressa, porém, demanda a emissão de um Certificado Digital, que indica a legalidade e a pessoalidade de quem está lançando o documento.

Entre os benefícios da NFS-e podemos destacar a agilidade nos processos, pois, ao emitir a nota fiscal, é gerado um arquivo TXT, XML ou equivalente. Esse arquivo é importado diretamente para o sistema de gestão, para seguir o fluxo dos lançamentos internos. Outros benefícios podem ser observados, como:  Redução de custos de impressão e de armazenagem de documentos fiscais (a NFS-e é um documento emitido e armazenado eletronicamente em sistema próprio da Prefeitura); Dispensa de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) para a NFS-e; Emissão de NFS-e por meio da internet, com preenchimento automático dos dados do tomador de serviços, desde que conste da base de dados do sistema; Geração automática da guia de recolhimento por meio da internet; Possibilidade de envio de NFS-e por e-mail; Maior eficiência no controle gerencial de emissão de NFS-e.

Como fazer o cancelamento de nota fiscal sobre serviço?

É perfeitamente possível realizar o cancelamento de uma NFS-e pelo sistema. Porém, é preciso observar as condições dessa nota.

Antes do recolhimento do ISS, o prestador de serviços poderá cancelar a NFS-e desde que não tenha ultrapassado o prazo total de seis meses contados da data de emissão da nota. Se a NFS-e estiver vinculada em uma guia de recolhimento (não paga), a referida guia deverá ser cancelada e, após isso, é feito o cancelamento da NFS-e. Caso o recolhimento do ISS seja de responsabilidade do tomador do serviço (opção ISS Retido), será o tomador quem deverá cancelar a guia de recolhimento.

Contudo, caso o ISS já tenha sido recolhido, o cancelamento do documento fiscal só poderá ser realizado por meio de um procedimento administrativo. Para este tipo de expediente, faz-se necessário agendar o atendimento de forma prévia e apresentar alguns documentos, conforme veremos mais adiante.

A unidade responsável pela operação de cancelamento de NFS-e é a Subsecretaria da Receita, encontrada no Departamento de Fiscalização.

Outro fator ao qual é importante estar atento é se o serviço foi ou não prestado. Isso porque o fato gerador do ISS é a realização do serviço. Dessa forma, se a prestação do serviço não chegou a acontecer, não há imposto para ser recolhido e a NFS-e poderá ser cancelada.

Agora, se o serviço chegou a ser prestado, o imposto precisará ser pago mesmo que o tomador não tenha realizado o pagamento da nota de serviço para o prestador. Isso impossibilita o cancelamento da NFS-e.

Quais são os documentos necessários para o cancelamento?

Antes de conferir os documentos necessários para o cancelamento de NFS-e após o recolhimento do ISS, é importante frisar que a solicitação do cancelamento deve ser realizada até o dia 10 do mês corrente. Além disso, os órgãos responsáveis têm até 30 dias corridos para processar o pedido.

Como cada prefeitura segue um regulamento e uma legislação próprios, é preciso se manter atento ao processo da cada município para o cancelamento da NFS-e. Em geral, você precisará apresentar os seguintes documentos:

  • a requisição digital pelo serviço prestado;
  • uma declaração da empresa, explicando o motivo do cancelamento;
  • as notas fiscais canceladas;
  • a nota fiscal de serviço para substituir a cancelada, quando houver;
  • uma declaração do titular da pasta, com cópia do RG, se o tomador de serviços for órgão público.

Em quais situações a nota fiscal pode ser cancelada?

Como foi dito, a NFS-e com recolhimento do ISS é um pouco mais complicada de cancelar e depende de um processo administrativo. Considerando todas as informações já conferidas aqui, se a sua empresa estiver em dia com as regras, basta dar entrada no processo e aguardar a análise dos órgãos legais.

Portanto, repassando, para cancelar a nota fiscal em que já houve recolhimento de ISS é preciso que:

  • não tenha havido a prestação do serviço;
  • a nota não esteja inclusa em Parcelamento Tributário;
  • os documentos listados sejam apresentados;
  • os prazos sejam respeitados.

Ao final de todo o processo, caso a análise seja positiva e o cancelamento aprovado, será emitido um aviso informando o devido cancelamento da nota.

A atenção aos detalhes no momento de buscar o cancelamento de NFS-e quando há o recolhimento do ISS é algo muito relevante para a saúde financeira do negócio. Com isso, tanto as empresas quanto os profissionais autônomos deixam de recolher valores indevidos, podendo destinar esses recursos a outros investimentos.

Agora que você já sabe o que é ISS, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e como efetuar seu cancelamento em caso de recolhimento de ISS, que tal aprender ainda mais? Assine a nossa newsletter, receba nossos conteúdos diretamente no seu e-mail e fique por dentro de todas as novidades!

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