Lidar com a documentação de uma empresa exige alguns cuidados especiais, sobretudo no que diz respeito à gestão fiscal do negócio. Contudo, é natural que isso se torne um desafio para a equipe financeira. Somado a isso, nem todo profissional da área entende a importância da classificação das contas contábeis — o que pode trazer complicações.
Afinal, por que é tão essencial classificar esses documentos? Criamos este artigo especial para explicar detalhadamente essa questão. Falaremos ainda sobre como é feita essa classificação e como um outsourcing contábil pode ajudar nesse processo. Confira!
Classificação de contas contábeis: por que é fundamental fazer isso?
Quanto maior a empresa, maior o volume de informações que ela produz e armazena. Do ponto de vista financeiro, essa documentação traz ainda algumas particularidades. Não se trata apenas de um conjunto de dados que fala sobre o passado recente da organização — são fontes de análise que têm como função dar transparência ao seu desempenho econômico e financeira.
Isso significa que, periodicamente, a empresa precisa preparar demonstrações financeiras. Contudo, se a elaboração destas informações não for gerenciada com eficiência, esse processo pode se tornar bem mais complicado, ou ainda pior: é possível que alguma informação não fique clara ou seja incoerente.
A classificação contábil a forma como cada transação realizada agrupada pela empresa, de acordo com sua natureza. Ainda que exista um padrão relacionado à forma como essas informações são apresentadas nas demonstrações contábeis, é fundamental que elas sejam facilmente encontradas e que estejam organizadas. O papel da classificação é justamente esse, dando agilidade ao controle e à consulta dos dados contábeis.
Se ela é feita de forma detalhada, o levantamento de informações para os relatórios é mais ágil e confiável. Afinal, os dados são disponibilizados com transparência, de forma inteligível e organizada. A empresa como um todo só tem a ganhar.
Em um eventual processo de venda, por exemplo, os interessados na aquisição sempre checam relatórios de desempenho. As demonstrações contábeis fornecem essas informações, mas a falta de transparência na gestão financeira pode passar uma imagem negativa de desorganização, gerando falta de confiança.
Outro benefício por exemplo, é poder analisar os vários aspectos da empresa, como sua liquidez, avaliando se seus recebíveis de curto prazo são suficientes para pagar suas obrigações de curto prazo.
Ativo, passivo, receita, despesa: o que nos dizem essas classificações?
O uso dessas quatro categorias é obrigatório, ppis representam a estrutura conceitual, ou seja, os pilares da informação contábil. Confira os detalhes sobre cada uma delas.
Ativo
Ativos são recursos controlados por uma organização, como resultado de eventos passados e dos
quais se espera que resultem benefícios econômicos futuros para a entidade. Por exemplo, o estoque é um ativo na medida em que representa um recurso que pode ser vendido, gerando caixa para a empresa. Desta forma, esse grupo de contas inclui bens (estoque, terrenos, edifícios, máquinas e equipamentos, veículos, etc), créditos (impostos a recuperar, empréstimos a receber, etc) e direitos (contas a receber, direito de uso de software, marcas e patentes, etc) que, juntos, compõem os investimentos realizados pelos sócios da organização
Vale destacar que os ativos dados garantia podem ser utilizados para pagar eventuais dívidas da empresa, caso a garantia seja reclamada pelo credor ou por determinação judicial, a depender da situação da empresa em caso de recuperação judicial, falência ou concordata.
Passivo
A categoria dos passivos registra as contas relacionadas às obrigações da empresa com outras organizações (parceiros comerciais, bancos, órgãos do governo etc.). O pagamento de fornecedores, financiamentos, empréstimos e obrigações fiscais são alguns exemplos.
Uma característica específica dos passivos é que, em geral, eles são compromissos assumidos por um determinado período. É possível, inclusive, que isso seja fruto da compra de um ativo. Um financiamento para adquirir o prédio da sede da empresa, por exemplo, deve ser classificado com passivo.
PATRIMÔNIO LÍQUIDO
O conjunto dos ativos, líquido dos passivos, representa o patrimônio líquido pertencente aos sócios da empresa.
Receita
Todos os recursos recebidos pela organização que resultem em aumento de ativo ou reduções de passivo, que não sejam investimentos direto dos sócios, devem ser classificados como receita. Sua origem pode ser de operação direta (venda de produtos e serviços), de recebimentos não operacionais (juros, variações cambiais ou monetárias) ou mesmo da venda de um ativo (máquinas e equipamentos).
O mais comum, é claro, é a operação direta, já que essa é a principal atividade da empresa. Entretanto, é importante ter em mente a amplitude da categoria para que outras receitas não fiquem de fora da classificação.
Despesa
Toda transação que resulte em redução nos ativos, ou aumento nos passivos, que
resultem em reduções no patrimônio líquido, que não seja distribuição de lucros ou redução do capital investido. Pagamentos comuns realizados pela empresa que entram no grupo das despesas são: folha de pagamento de funcionários, pagamentos a de fornecedores de produtos e serviços, compra de matéria-prima e equipamentos, serviços de terceiros etc.
É importante destacar que falhas desses registros podem resultar em falta do pagamentos, falta de recebimento ou aproveitamento de créditos, com consequências contábeis e jurídicas muito graves. De forma geral, a empresa deve classificar as contas contábeis com base na avaliação da natureza, liquidez e função dos ativos, e dos montantes, natureza e prazo dos passivos.
Já em momentos de crise, como na atual pandemia do novo coronavírus, é importante destacar os seus efeitos, inserindo essas informações nas notas explicativas. Isso deve ser efetuado com base em dados mensuráveis, quando possível, as próprias medidas que a empresa tem tomado para superar as crise precisam ser descritas, tais como renegociação de dívida e de covenants, redução de custos, prestação de serviços online, redução ou paralisação temporária das operações.
Como o outsourcing contábil pode ajudar na classificação e no plano de contas contábil?
O plano de contas contábil é responsável por atender às necessidades do seu negócio e fornecer todo o suporte necessário para que a contabilidade levante as informações que embasam as tomadas de decisão. Nesse sentido, é fundamental realizar a classificação para que o próprio plano seja formulado corretamente.
Contudo, nem sempre a empresa conta com a expertise necessária — ou mesmo mão de obra suficiente — para manter em dia esses processos. Esse é um dos motivos pelos quais o serviço conhecido como boutique contábil tem feito tanto sucesso entre organizações dos mais variados setores.
Esse modelo de outsourcing permite que sua empresa alcance um alto nível de eficiência na gestão dessas informações, promovendo tomadas de decisão mais seguras. Um dos grandes diferenciais é poder contar não só com profissionais capacitados, mas com muito conhecimento de mercado.
A experiência com várias empresas de um mesmo segmento permite que a equipe do outsourcing contábil possa sugerir classificações que, ao mesmo tempo, atendam aos requisitos fiscais e permitam conciliar as informações contábeis e gerenciais. Isso promove uma economia de tempo significativa nos processos.
Quanto à ordem de classificação, por exemplo, as demonstrações contábeis são apresentadas por ordem de liquidez, o que significa que são apresentados primeiramente os ativos que mais rapidamente são convertidos em dinheiro. Por esta razão, os saldos de caixa e equivalentes de caixa são apresentados na primeira linha do balanço. Com a apresentação adequadas das demonstrações contábeis, a equipe de outsourcing pode gerar informações que auxiliam a administração na gestão de cumprimento de covenants, nível de alavancagem financeira da empresa, e outras informações que permitem a empresa reduzir custos de financiamentos, entre outros benefícios.
Como você pôde ver, a classificação das contas contábeis é essencial para a saúde financeira do negócio. Além disso, ela influencia nas decisões estratégicas da empresa, sendo uma ferramenta importante para quem quer atuar com previsibilidade dos resultados. Então, busque o apoio de especialistas no assunto e coloque as informações contábeis para trabalhar a seu favor!
Se quer entender como isso pode ser feito no contexto específico da sua empresa, conheça o outsourcing contábil da IRKO!
